발주서는 구매하는 쪽이 공급하는 쪽에게 "이 품목을, 이 수량과 조건으로, 이 날짜까지 보내 달라"고 요청하는 문서입니다. 구두나 메신저로 주문하면 나중에 수량, 규격, 단가 중 무엇이 합의였는지 기억이 엇갈리기 쉬워서, 거래가 반복되거나 금액이 큰 곳에서는 발주서 한 장이 사실상 거래의 기준선 역할을 합니다. 이 생성기는 품목별 금액을 계산하고 부가세를 분리해 보여 주며 빠뜨리기 쉬운 항목을 점검하도록 만들었습니다.
발주서는 세금계산서나 거래명세서와 다른 문서입니다
세 문서는 거래의 서로 다른 단계에 쓰입니다. 발주서는 구매자가 거래 전에 보내는 주문 요청이고, 거래명세서는 납품이 이뤄진 뒤 주고받은 내역을 확인하는 문서이며, 세금계산서는 부가가치세법에 따라 공급하는 사업자가 발급하는 세금 증빙입니다. 발주서에 부가세 금액을 적어 두었더라도 그 문서가 세금계산서가 되지는 않습니다. 세금계산서의 발급 방법은 홈택스 전자세금계산서 발급 가이드를, 납품 후 내역 확인은거래명세서 생성기를 참고하세요. 가격을 먼저 협의해야 하는 단계라면 견적서 생성기가 앞 단계입니다.
발주서에 꼭 넣어야 할 항목
발주서에 법정 서식이 정해진 것은 아니어서 형식은 자유롭지만, 분쟁이 생겼을 때 문서가 도움이 되려면 아래 항목이 있어야 합니다.
| 항목 | 왜 필요한가 |
|---|---|
| 발주번호·발주일 | 나중에 납품서·거래명세서·세금계산서와 대조할 때 기준이 되는 번호입니다. |
| 발주자·수주자 상호 | 누가 누구에게 요청한 문서인지, 상호와 담당자를 분명히 합니다. |
| 품목·규격·수량·단가 | 규격이 모호하면 납품 후 품질 분쟁이 가장 자주 생깁니다. 모델명, 치수, 재질까지 씁니다. |
| 납품기한·납품장소 | 기한은 날짜로, 장소는 건물 출입구·층까지 적어 반송과 지체 다툼을 줄입니다. |
| 대금 지급 조건 | 검수 후 몇 일 이내 지급인지, 계좌이체인지, 선금이 있는지 적습니다. |
| 부가세 포함 여부 | 단가가 부가세 별도인지 포함인지 한 줄이 없으면 10%가 분쟁이 됩니다. |
| 검수·하자 처리 조건 | 검수 기간, 불량 시 교환·반품 방식, 비용 부담을 비고에 남깁니다. |
발주서만으로 계약이 성립하나요
민법의 일반 원칙상 계약은 한쪽의 청약과 상대방의 승낙으로 성립합니다. 발주서는 청약에 가깝고, 수주자가 이를 승낙하거나 이행에 착수하면 계약이 성립했다고 볼 여지가 있습니다. 다만 발주서에 조건이 빈약하면 하자 책임, 납기 지체 책임, 대금 지급 시기 같은 핵심 쟁점이 정해지지 않아 해석 다툼이 생깁니다. 금액이 크거나 조건이 복잡하면계약서 검토 체크리스트로 별도 계약서를 확인하고, 발주서에는 그 계약을 참조한다고 적는 방식이 안전합니다. 결국 효력은 문서 이름이 아니라 합의 내용과 입증 자료에 달려 있습니다.
원사업자가 수급사업자에게 제조·수리·건설·용역을 위탁하는 하도급 거래라면 이야기가 달라집니다. 하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조는 원사업자가 위탁 시 하도급대금과 지급방법 등 법에서 정한 사항을 적은 서면을 수급사업자가 작업을 시작하기 전까지 발급하도록 정하고 있습니다(2026년 10월 국가법령정보센터 조회). 이 도구의 간단한 발주서 양식이 그 법정 기재사항을 모두 충족한다고 볼 수는 없으므로, 하도급 거래에 해당할 수 있다면 공정거래위원회 안내나 전문가 확인을 먼저 받으세요.
부가세 처리: 별도와 포함은 계산이 다릅니다
부가가치세율은 일반적으로 10%입니다. 단가가 부가세 별도라면 공급가액에 10%를 더하고, 부가세 포함가라면 총액을 1.1로 나눠 공급가액을 구합니다. 원 단위 단수 처리 때문에 포함가에서 분리한 값은 1원 단위로 어긋날 수 있어, 아래 표와 이 도구는 공급가액을 반올림하고 부가세를 총액에서 뺀 값으로 맞춥니다.
| 공급가액(별도) | 부가세 10% | 합계 |
|---|---|---|
| 500,000원 | 50,000원 | 550,000원 |
| 1,234,000원 | 123,400원 | 1,357,400원 |
| 3,850,000원 | 385,000원 | 4,235,000원 |
| 12,000,000원 | 1,200,000원 | 13,200,000원 |
| 부가세 포함 합계 | 공급가액 | 부가세 |
|---|---|---|
| 550,000원 | 500,000원 | 50,000원 |
| 1,650,000원 | 1,500,000원 | 150,000원 |
| 1,234,567원 | 1,122,334원 | 112,233원 |
| 10,000,000원 | 9,090,909원 | 909,091원 |
면세 품목이나 간이과세자 거래처처럼 세금 구조가 다르면 이 계산을 그대로 쓸 수 없습니다. 세율과 신고 방법은 국세청 안내를 확인하세요. 신고 흐름은 부가세 신고 기초 가이드에 있습니다.
검산된 예시 3가지
예시 1. 포장재 발주(부가세 별도). 골판지 박스 2,000개 × 480원 = 960,000원, 완충재 롤 30개 ×12,500원 = 375,000원이므로 공급가액은 1,335,000원, 부가세는 133,500원, 합계는 1,468,500원입니다.
예시 2. 부가세 포함 합계를 나누는 경우. 거래처가 "총 1,234,567원에 해 드리겠다"고 했다면 공급가액은 1,234,567 ÷ 1.1을 반올림한 1,122,334원, 부가세는 112,233원입니다. 이 경우 실제 세금계산서의 금액은 공급자가 발급한 문서가 기준이므로 발주서의 분리 값은 사전 확인용입니다.
예시 3. 분할 납품. 한 품목 1,200개를 3,200원에 주문해 합계 3,840,000원이고, 이를 3회로 나눠 받는다면 회당400개, 1,280,000원입니다. 회차별로 발주서를 따로 쓰거나 비고에 "1차 3월 5일 400개"처럼 일정을 적어 두면 검수와 대금 지급이 회차 단위로 정리됩니다.
줄별로 부가세를 계산하면 1원이 달라질 수 있습니다
품목이 여러 줄일 때 부가세를 줄마다 반올림해 더하는 방식과, 공급가액 합계에 한 번만 10%를 곱하는 방식은 결과가 1원 어긋날 수 있습니다. 예를 들어 단가 1,255원 × 3개 = 3,765원, 같은 단가 × 7개 = 8,785원,333원 × 11개 = 3,663원이면 공급가액 합계는 16,213원입니다. 합계에 한 번 곱하면 부가세는 1,621원이고, 줄별로 반올림해 더하면 1,622원입니다. 이 도구는 합계에 한 번 곱하는 방식입니다. 실제 세금계산서가 어떤 방식으로 발급되는지는 공급자의 발행 기준에 따르므로, 1원 차이는 발주서가 아니라 발급된 세금계산서를 기준으로 정리하는 것이 일반적입니다.
사무용품 발주 예시: 부가세 포함 단가가 여러 줄일 때
총무 담당자가 거래처에서 받은 단가표가 모두 부가세 포함가라면 발주서에도 포함 모드를 선택합니다. 메모지 7개 × 3,300원 = 23,100원, 파일 폴더 13개 × 4,400원 = 57,200원, 라벨 스티커 3개 × 5,500원 = 16,500원이므로 합계는 96,800원입니다. 이 합계를 1.1로 나누면 공급가액 88,000원, 부가세 8,800원으로 나뉩니다. 이 예시의 단가는 계산을 쉽게 하려고 가정한 숫자이며 실제 시세가 아닙니다. 포함가 모드에서는 줄마다 공급가액을 따로 보여 주지 않고 합계만 분리하므로, 줄별 공급가액이 필요하면 별도로 계산해야 합니다.
분할 납품 횟수별 회차 금액 표
총 3,600개를 개당 2,750원(부가세 별도)에 주문하고 여러 회차로 나눠 받을 때, 회차별 수량·공급가액·부가세는 아래와 같습니다. 회차마다 발주서를 따로 만들 때 참고하세요. 나누어떨어지지 않는 수량이라면 마지막 회차에서 나머지를 조정합니다.
| 분할 횟수 | 회차당 수량 | 회차당 공급가액 | 회차당 부가세 |
|---|---|---|---|
| 2회 | 1,800개 | 4,950,000원 | 495,000원 |
| 3회 | 1,200개 | 3,300,000원 | 330,000원 |
| 4회 | 900개 | 2,475,000원 | 247,500원 |
| 6회 | 600개 | 1,650,000원 | 165,000원 |
발주서를 보내기 전 점검 순서
- 수량과 단가 칸이 바뀌어 들어가지 않았는지 첫 줄과 마지막 줄을 계산기로 다시 곱해 봅니다.
- 부가세 처리 선택이 거래처와 합의한 단가표(별도·포함)와 같은지 확인합니다.
- 납품기한이 발주일자 뒤이고, 거래처의 휴무일이나 연휴와 겹치지 않는지 달력으로 확인합니다.
- 납품장소에 담당자 연락처와 수령 가능 시간대를 비고로 덧붙일지 결정합니다.
- 미리보기 화면의 항목이 인쇄 시 한 페이지에 들어가는지 확인합니다. 품목이 많으면 두 장으로 나누거나 비고에 "별첨 목록 참조"라고 적고 목록을 따로 보냅니다.
- PDF로 저장해 파일명에 발주번호를 넣고, 보낸 날짜와 수신자를 메일 기록으로 남깁니다.
발주번호를 정하는 요령
번호 체계는 거래 건수가 늘어도 겹치지 않도록 "PO-연도-일련번호" 형태처럼 단순하게 만드는 것이 좋습니다. 연도를 넣으면 해를 넘겨 정리할 때 구분이 쉽고, 일련번호는 빠진 번호를 보고 누락된 발주를 알아챌 수 있게 해 줍니다. 수정본을 보낼 때는 같은 번호 뒤에 "-R1"처럼 개정 표시를 붙이고 이전 버전은 폐기 표시를 해 두세요. 번호가 달라진 문서가 둘 다 유효한 것처럼 남으면 수주자가 어느 쪽을 기준으로 납품했는지 다툼이 생깁니다.
흔한 실수와 이 도구의 한계
- 규격을 "대", "A형"처럼 적어 납품된 물건이 다른 사양이어도 반박하기 어려워집니다. 모델명이나 치수를 쓰세요.
- 납품기한을 "빠른 시일 내"로 적어 지체 여부를 판단할 수 없게 만듭니다.
- 부가세 포함 여부를 적지 않아 청구 때 10% 차이가 생깁니다.
- 발주 후 수량이나 단가를 바꾸면서 변경된 발주서를 남기지 않습니다. 변경은 새 번호나 개정 표시로 남기세요.
- 이 도구는 할인, 배송비, 운임 부담, 지체상금 같은 조건을 자동 계산하지 않으므로 필요하면 비고에 직접 적어야 합니다. 모든 수치는 입력한 숫자의 단순 곱셈과 합산입니다.
만든 뒤 활용법
PDF로 저장해 수주자에게 보내고, 회신 메일이나 확인 서명으로 수락 사실을 남기면 증거 가치가 높아집니다. 납품이 끝나면 발주번호를 기준으로 거래명세서와 세금계산서를 대조해 수량과 금액이 맞는지 확인하세요. 내부 결재가 필요하면 지출결의서 생성기와 함께 쓸 수 있습니다.
입력 데이터는 어디에 저장되나요
입력 내용은 페이지가 열려 있는 동안 브라우저 메모리에만 있습니다. 서버로 전송되거나 localStorage에 저장되지 않으므로 새로고침하면 사라지고, 다른 기기와 동기화되지 않습니다. 필요한 문서는 PDF로 저장해 두세요.
자주 묻는 질문
부가세는 어떻게 선택하나요?
거래처와 합의한 단가가 부가세 별도인지 포함인지에 맞춰 "부가세 처리"를 고르면 됩니다. 합의 내용이 없다면 발주 전에 반드시 확인해 비고에 명시하세요.
여러 번 나눠 납품하는 경우에도 쓸 수 있나요?
비고에 회차별 일정을 적거나, 회차마다 발주서를 따로 만들 수 있습니다. 회차별로 나누면 대금과 검수 관리가 더 쉽습니다.
발주서에 서명이나 도장이 필요한가요?
일반적인 발주서에 법정 서명 요건이 있는 것은 아니지만, 수주자의 회신 확인이나 서명이 있으면 합의 사실을 입증하기 쉽습니다. 하도급 거래처럼 법에서 서면과 서명을 요구하는 경우는 해당 법령을 확인하세요.
세금계산서 발급까지 이 도구로 되나요?
되지 않습니다. 세금계산서는 공급자가 홈택스 등에서 발급하는 별도 증빙입니다. 이 도구의 문서는 주문 요청서입니다.
납품기한이 지나면 어떻게 되나요?
지체에 대한 책임은 계약에서 정한 조건에 따릅니다. 발주서에 지체 시 처리 방식을 적어 두지 않았다면 협의로 해결하거나 법률 전문가의 도움이 필요할 수 있습니다.
수량이 소수(예: 2.5kg)인 품목도 입력할 수 있나요?
수량 칸은 step이 1로 지정되어 있지만 직접 입력하는 값 자체는 소수도 읽습니다. 다만 브라우저가 형식 경고를 표시할 수 있고, 금액은 수량×단가를 원 단위로 반올림하므로 소수 수량을 쓸 때는 결과 금액을 직접 한 번 확인하세요. 무게나 길이 단위는 규격 칸에 "kg 단위"처럼 적어 두면 오해를 줄입니다.
단가에 소수점이 있으면 어떻게 계산되나요?
줄별 금액은 수량 × 단가를 원 단위로 반올림해 표시합니다. 부가세는 줄별이 아니라 공급가액 합계에 한 번 10%를 곱해 반올림합니다. 소수 단가가 많은 거래에서는 거래처가 쓰는 반올림 방식과 1원 정도 차이가 날 수 있습니다.
수주자가 발주서와 다른 조건으로 회신하면 어떻게 하나요?
회신 내용이 발주서와 다르면 합의가 이뤄진 것인지 불분명해집니다. 달라진 항목을 정리해 수정 발주서(개정 번호)를 다시 보내고, 상대의 동의 회신을 받아 두는 것이 안전합니다. 분쟁 가능성이 있다면 전문가와 상의하세요.
외화 거래나 해외 업체 발주에도 쓸 수 있나요?
이 도구의 금액 표시는 원화 형식이고 부가세 계산은 10% 고정입니다. 해외 거래는 통화·환율·관세·인코텀즈 같은 조건이 추가되므로 이 양식을 그대로 쓰기보다 비고에 조건을 직접 적거나 별도 양식을 쓰세요.
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