지출결의서 생성기

지출결의서는 언제 쓰나요?

지출결의서(경비 정산서)는 회사 업무를 위해 쓴 돈을 회사가 지급하거나 정산하도록 결재를 받는 문서입니다. 쓰이는 상황은 크게 세 가지입니다. 직원이 개인 돈으로 먼저 쓰고 나중에 돌려받는 사후 정산, 회사가 앞서 일정 금액을 맡겨 두고 쓴 뒤 남거나 부족한 차액을 맞추는 가지급 정산, 협력사에 지급할 금액을 결재받는 지급 요청입니다. 이 생성기는 일자, 계정과목, 내용, 증빙 종류, 금액을 한 줄씩 적어 합계를 구하고, 가지급금을 넣으면 반납 또는 추가 지급 금액을 계산해 줍니다. 앞서 사용을 승인받는 문서가 필요하다면 품의서 생성기가 적합하며, 지출결의서는 쓴 돈의 내역과 증빙을 확인받는 쪽에 가깝습니다.

항목 입력 요령

일자는 지출한 날짜이고 신청일과 다를 수 있습니다. 계정과목은 회사 회계 분류를 따르며 여비교통비, 소모품비, 복리후생비, 접대비 같은 이름이 흔히 쓰이지만 어떤 항목이 어디에 해당하는지는 회사 기준에 따릅니다. 내용에는 누구와 어떤 목적으로 썼는지가 드러나도록 쓰는 것이 좋습니다. 예를 들어 식대만 적기보다 팀 회의 후 식사처럼 목적과 인원을 덧붙입니다. 증빙 종류는 영수증, 카드 전표, 세금계산서, 증빙 없음 중에서 고르며, 증빙 없음을 고르면 경고가 뜹니다. 금액은 원 단위 정수로 입력하며 음수나 소수는 오류로 안내합니다. 부가세는 자동 계산하지 않으므로 영수증에 찍힌 총액 기준으로 적습니다. 모든 행을 입력한 뒤 합계와 한글 표기를 확인하세요.

가지급 정산 차액 참고표

가지급금이 300,000원이었을 때 실제 사용액에 따라 정산 방향이 달라지는 경우를 빌드 시 계산한 표입니다. 금액 한글 표기는 결의서 합계 옆에 병기하는 방식과 같습니다. 회사에 따라 가지급 한도와 정산 기한이 정해져 있는 경우가 많으므로, 도구의 차액 계산은 단순 산술이며 기한 판단은 포함하지 않습니다.

작성 예시 세 가지

예시 1. 팀 워크숍 소모품 구입 (소액 다건)

포스트잇 8,400원, 화이트보드 마커 15,600원, 간식 43,000원을 같은 날 샀다면 합계는 8,400 + 15,600 + 43,000 = 67,000원입니다. 포스트잇과 마커는 소모품비, 간식은 복리후생비처럼 계정과목을 나눠 적는 회사가 있고 한 줄로 묶는 회사도 있으니 회계팀 기준을 확인하세요. 영수증 3매를 첨부하고 비고란에 그 사실을 적습니다.

예시 2. 거래처 방문 택시와 주차 (교통비 다건)

택시 14,800원, 택시 14,200원, 주차 6,000원이면 합계는 35,000원입니다. 왕복 택시처럼 같은 계정의 비슷한 금액이 이어질 때는 각각 따로 적고 내용에 출발지와 도착지를 쓰면 사후 확인이 쉽습니다. 택시 영수증은 승하차 구간이 찍히지 않는 경우도 있으므로 방문 목적과 거래처 이름을 내용에 직접 적어 두는 것이 안전합니다.

예시 3. 가지급 300,000원을 받아 쓴 행사 정산

행사를 위해 300,000원을 가지급받고 실제로 342,500원을 썼다면 차액은 42,500원이므로 추가 지급을 요청하는 결의서가 됩니다. 반대로 270,000원만 썼다면 30,000원을 반납합니다. 도구에 가지급금을 입력하면 결의서 합계 아래에 이 계산이 자동으로 붙습니다. 추가 지급이 발생하는 경우 회사가 사전 승인한 한도를 넘었는지 먼저 확인하세요.

예시 4. 출장 가지급 정산 (항목이 여러 계정에 걸친 경우)

출장 전에 500,000원을 가지급받고 KTX 왕복 126,000원, 숙박 1박 180,000원, 현지 식대 3회 74,500원을 썼다면 실사용액은 126,000 + 180,000 + 74,500 = 380,500원(금 삼십팔만오백 원정)입니다. 차액은 500,000 - 380,500 = 119,500원이므로 119,500원을 반납합니다. 이 도구에서는 같은 세 줄을 입력하고 가지급금 칸에 500000을 넣으면 결의서 하단에 같은 정산 문구가 붙습니다. 계정과목이 둘 이상이어도 합계와 가지급 비교는 전체 금액 기준으로 한 번만 계산됩니다. 다만 일비·숙박비처럼 정액 규정이 있는 회사는 실비가 아니라 규정 금액으로 정산하기도 하므로 출장 규정을 먼저 확인하세요.

내용(적요)을 이렇게 쓰면 반려가 줄어요

결재자가 영수증을 일일이 보지 않아도 지출 목적을 이해할 수 있게 쓰는 것이 핵심입니다. 아래는 막연한 표현과 구체적인 표현의 비교입니다.

제출 전 점검 순서

1. 증빙 모으기: 영수증과 카드 전표를 날짜순으로 정렬해 항목 수와 비교합니다.
2. 한 줄씩 입력: 영수증 한 장을 한 줄로 입력하면 대조가 쉽습니다. 한 영수증에 여러 품목이 있어도 한 줄로 묶는 것이 일반적입니다.
3. 경고 확인: 입력 후 화면의 "확인 필요" 문구를 읽고 일자 누락, 증빙 없음, 음수 금액을 먼저 정리합니다.
4. 합계 대조: 결의서 합계를 영수증 총합과 계산기로 한 번 더 맞춰 봅니다.
5. 한글 금액 확인: 합계 옆의 "금 ○○ 원정"이 숫자와 같은지 읽어 봅니다.
6. 출력 형식 선택: 결재 시스템에 올릴 때는 텍스트 복사, 종이 결재는 인쇄/PDF를 씁니다.

소액 다건과 월말 정산 요령

택시, 주차, 편의점 구매처럼 금액이 작은 지출은 영수증을 잃어버리기 쉽고 한꺼번에 처리하려다 날짜와 목적이 기억나지 않는 경우가 많습니다. 지출한 날 바로 영수증을 사진으로 찍어 두고, 주 단위로 이 도구에 한 줄씩 옮겨 적으면 월말에 몰아서 쓰는 부담이 줄어듭니다. 결의서를 월 1회 올리는 회사라면 일자순으로 정렬해 입력해야 결재자가 증빙과 대조하기 쉽습니다. 사소해 보이는 금액이라도 업무와 직접 관련이 있다는 설명이 한 줄씩 붙어 있으면 반려 확률이 크게 낮아집니다. 카드 전표와 현금 영수증이 섞여 있다면 증빙 종류 칸을 건별로 맞게 고르세요.

입력값 처리 규칙

• 빈 행: 계정과목, 내용, 금액이 모두 비어 있으면 그 행은 무시합니다.
• 금액이 비었거나 숫자가 아닌 행: 0원으로 계산하고 경고를 표시합니다.
• 음수: 경고가 나오며 합계에는 그대로 더해집니다. 취소·환급은 비고에 설명하는 편이 안전합니다.
• 소수: 원 단위로 반올림하고 경고합니다.
• 가지급금: 비워 두면 일반 정산, 0을 넣으면 합계 전액이 추가 지급 요청으로 표시됩니다.
• 인쇄: 입력 영역과 설명은 숨겨지고 결의서 양식만 출력됩니다.

증빙에 관해 알아둘 점

지출결의서만으로는 회계 처리가 되지 않는 경우가 많아 영수증, 카드 매출전표, 세금계산서 같은 증빙을 함께 내는 것이 일반적입니다. 세법상 어떤 증빙을 어떤 금액부터 받아야 하는지, 접대비 한도가 얼마인지는 거래 상대와 시기에 따라 달라질 수 있어 이 페이지에서 수치를 단정하지 않습니다. 접대비는 별도의 한도 규정이 있으므로 접대비 한도 가이드를, 영수증 정리 요령은 경비 정산 영수증 가이드를 참고하고, 정확한 처리는 국세청 안내나 세무사에게 확인하세요. 법인카드로 쓴 비용은 결의서 대신 카드 전표를 붙이는 방식으로 정산하는 회사도 있습니다.

흔한 실수와 한계

• 일자와 영수증 날짜 불일치: 결의서의 일자는 영수증의 거래 일자와 맞아야 확인이 쉽습니다.
• 합계 오류: 이 도구는 입력값을 그대로 더합니다. 영수증 금액과 숫자 한 자리 틀림이 없는지 확인하세요.
• 부가세 이중 입력: 총액에 이미 포함된 부가세를 따로 한 번 더 적으면 합계가 부풀려집니다.
• 개인 지출 혼입: 업무와 무관한 지출이 섞이면 결재 반려뿐 아니라 규정 위반이 될 수 있습니다.
• 이 도구가 대신하지 못하는 것: 계정과목 분류의 정확성, 세법상 손금·공제 판단, 회사별 결재 한도 확인은 포함하지 않습니다. 공공기관은 별도 회계 절차가 있어 이 양식을 그대로 쓰기 어렵습니다.

결과 활용과 저장 방식

인쇄나 PDF로 저장해 증빙과 함께 제출하고, 텍스트 복사는 메일이나 메신저로 먼저 보내 확인받을 때 쓰세요. 입력한 내용은 서버로 전송되거나 브라우저에 저장되지 않으며 새로고침하면 사라집니다. 출장 경비 계산은 출장비 계산기로, 개인 지출 기록은 일일 지출 기록 도구로 따로 관리할 수 있고, 작성 요령 전반은 지출결의서 작성 가이드에 정리되어 있습니다. 거래처에 발행하는 문서는 청구서 생성기를 이용하세요.

자주 묻는 질문

한글 금액 표기와 정산 차액은 입력값에 대한 산술 결과이며 세무·회계 자문이 아닙니다.