주간 가용 시간(캐패시티) 플래너

이 플래너가 답해 주는 질문

"이번 주에 새 일을 하나 더 받아도 될까?"라는 질문에 감이 아니라 숫자로 답하는 도구입니다. 한 주의 총 가용 시간에서 매주 반복되는 회의, 통근, 고정 업무, 개인 일정을 빼면 여유 시간이 나오고, 여기에 내가 실제로 깊게 일할 수 있는 비율을 곱하면새 일에 쓸 수 있는 집중 시간이 나옵니다. 프리랜서의 수주 판단, 팀원의 추가 업무 수락, 학업과 일을 병행하는 사람의 주간 계획처럼 "넣을 수 있는가"를 판단해야 하는 장면에서 씁니다.

계산 원리

• 여유 시간 = 총 가용 시간 − 확정 일정 합계. 확정 일정은 이번 주도, 다음 주도 반복되는 시간만 넣습니다.
• 사용률 = 확정 일정 합계 ÷ 총 가용 시간 × 100. 100%를 넘으면 여유 시간이 음수입니다.
• 집중 투입 가능 시간 = 여유 시간 × 집중 가능 비율. 여유 시간이 곧 작업 시간은 아닙니다. 일을 시작하기 전의 준비, 일과 일 사이의 전환, 갑작스러운 연락 응대가 여유 시간의 일부를 잡아먹기 때문입니다.

집중 가능 비율에 정해진 표준값은 없습니다. 자신의 지난 몇 주를 돌아보고 정하는 값이며, 처음에는 60~70%처럼 보수적으로 두고 기록을 쌓으면서 조정하는 방식이 무난합니다. 지난 주의 실제 사용 시간은 타임 오딧 기록장으로 확인할 수 있습니다.

참고표 1. 같은 여유 시간도 집중 비율에 따라 달라집니다

아래 표는 예시 A의 여유 시간 23시간에 집중 비율만 바꿔 계산한 값입니다.

참고표 2. 총 40시간 기준 사용률 구간별 여유

구간별 해석은 일반적인 업무 계획의 감각을 정리한 참고용이며, 공인된 기준은 아닙니다.

작성 예시 A. 프리랜서 디자이너의 수주 판단

주 40시간을 일에 쓰기로 한 프리랜서가 반복 일정으로 주간 회의 3시간, 고객 메일·전화 5시간, 견적·정산 같은 행정 4시간, 작업실 이동 5시간을 등록했다고 합시다. 확정 일정은 17시간, 여유는 40 − 17 = 23시간, 사용률은 43%입니다. 집중 가능 비율을 70%로 두면 실제 투입 가능 시간은 23 × 0.7 = 16.1시간입니다. 이때 18시간짜리 로고·브랜딩 작업이 들어오면 16.1시간으로는 한 주에 끝낼 수 없으므로, 납기를 이틀 늘리거나 범위를 줄여 제안하는 쪽이 현실적입니다. 여유 시간 23시간만 보고 "들어간다"고 판단했다면 그 주는 무너졌을 것입니다.

작성 예시 B. 대학원생의 한 주

학업과 연구를 합쳐 주 45시간을 쓸 수 있는 대학원생이 수업·과제 12시간, 세미나 3시간, 조교 업무 8시간, 연구실 행정 4시간을 등록했습니다. 확정 일정은 27시간, 여유는 18시간입니다. 연구는 방해에 민감하다는 점을 고려해 집중 비율을 60%로 두면 10.8시간이 남습니다. 지도교수가 논문 보정 작업 14시간을 요청한다면 10.8시간을 넘으므로, 조교 업무 중 일부를 다른 시간대로 옮기거나 마감을 한 주 늦추는 협의가 필요합니다. 이렇게 숫자를 들고 가면 "바빠서 어렵습니다"보다 훨씬 구체적인 협의가 됩니다.

작성 예시 C. 계획 자체가 넘치는 경우

육아와 재택 부업을 병행하며 주 25시간만 낼 수 있는 사람이 고정 업무 14시간, 정기 미팅 9시간, 자료 정리 5시간을 등록하면 합계가 28시간이고 여유는 -3시간, 사용률은 112%입니다. 이 숫자는 새 일을 받을 수 없다는 정도가 아니라 이미 있는 일정이 가용 시간을 넘었다는 신호입니다. 이럴 때는 새 요청 이전에 고정 업무의 시간을 줄이거나 자료 정리를 위임·자동화할 수 있는지부터 검토해야 합니다. 아래 도구에서는 이 경우 여유가 음수로 표시되고 경고가 나타납니다.

작성 예시 D. 하루 휴가가 낀 주의 직장인

기본 주 40시간 근무자가 이번 주에 하루 휴가를 쓰면 총 가용 시간은 40 − 8 = 32시간으로 입력합니다. 반복 일정으로 팀 회의 4시간, 메일·메신저 응대 6시간, 정기 보고서 6시간, 1:1 면담 3시간을 등록하면 확정 일정은 19시간, 여유는 13시간, 사용률은 59%입니다. 사용률만 보면 여유로워 보이지만, 집중 비율을 65%로 두면 실제 투입 가능 시간은 8.5시간뿐입니다. 휴가 전날과 복귀 다음 날은 인수인계와 밀린 메일 때문에 집중이 더 떨어지는 경우가 많으니, 이런 주에는 비율을 평소보다 낮게 잡는 편이 안전합니다. 이 예시의 반복 일정은 총량 비교용이며, 휴가 날의 일정이 어떻게 빠지는지는 사용자가 목록을 직접 조정해야 합니다.

참고표 3. 요청 크기별로 보는 여유 판단 재료

예시 A의 집중 투입 가능 시간 16.1시간을 기준으로, 새 요청의 크기에 따라 남는 시간과 집중 시간 대비 비율이 어떻게 달라지는지 정리했습니다. 음수는 그만큼이 부족하다는 뜻입니다. 이 표는 판단 재료이며, 어느 비율부터 거절할지는 업무의 마감 유연성과 돌발 업무 빈도에 따라 본인이 정할 값입니다.

표에서 16시간 요청은 남는 시간이 0.1시간으로 수치상 들어가지만, 집중 시간의 99%를 쓰면 돌발 업무가 한 번만 생겨도 넘칩니다. "음수가 아니니 가능하다"가 아니라 "여유가 얼마 남는가"를 같이 보라는 뜻입니다.

참고표 4. 휴가·공휴일 일수에 따른 총 가용 시간

주 40시간, 하루 8시간 기준으로 쉬는 날이 있는 주의 총 가용 시간을 계산한 값입니다. 하루 근무 시간이 다르면 직접 곱해서 입력하세요.

입력 경계와 도구의 실제 동작

• 총 가용 시간은 0~168시간으로 보정됩니다. 음수나 빈 값은 0으로, 168을 넘으면 168로 처리되고 안내 문구가 나타납니다. 0이면 사용률은 0%로 표시됩니다.
• 집중 가능 비율은 0~100%로 보정됩니다. 입력 칸의 최솟값 안내는 10%이지만 직접 입력은 0%까지 계산되며, 0%이면 집중 투입 가능 시간도 0이 됩니다.
• 일정 소요 시간은 0보다 크고 168 이하여야 추가됩니다. 소수(0.5 등)도 받으며 표시는 소수 첫째 자리까지입니다.
• 일정 이름은 화면에 넣기 전에 특수문자를 이스케이프해 출력하므로 꺾쇠 괄호가 들어간 이름도 그대로 글자로 보입니다.
• 여유 시간이 음수일 때 집중 투입 시간은 음수가 아니라 0으로 계산합니다. 부족분은 초과 시간으로 따로 안내됩니다.
• 복사 결과에는 일정 목록, 합계, 사용률, 집중 투입 시간이 한 덩어리 텍스트로 들어가므로 메모 앱이나 메신저에 바로 붙여넣을 수 있습니다.

이 방식의 배경과 비슷한 접근들

"가진 시간에서 이미 약속한 것을 빼고 남는 만큼만 새 일을 받는다"는 발상은 소프트웨어 팀의 스프린트 계획에서 팀원별 가용 시간을 산정할 때나 프리랜서의 월간 수주 한도를 정할 때처럼 여러 분야에서 쓰이는 일반적인 용량 계획(capacity planning)의 생각과 같은 방향입니다. 다만 이 페이지의 집중 비율 곱셈은 특정 방법론에서 가져온 공식이 아니라, 이해하기 쉽도록 단순화한 개인용 추정 방식입니다. 팀 단위 속도 측정이 필요하면스프린트 속도 도구를, 마감일에서 거꾸로 일정을 잡으려면마감일 역산 플래너를 함께 쓰는 편이 낫습니다.

총 가용 시간은 어떻게 정할까

근무 시간만 기준으로 삼는 방법과, 수면·식사·필수 가사를 뺀 깨어 있는 활동 가능 시간 전체를 기준으로 삼는 방법이 있습니다. 직장인이라면 계약 근무 시간(예: 주 40시간)에 통근과 점심을 어떻게 다룰지 정한 뒤 매주 같은 규칙을 쓰세요. 학업과 일을 병행한다면 두 영역의 시간을 합친 뒤 반복 일정에 각각 넣는 쪽이 편합니다. 중요한 것은 값 자체보다 매주 같은 기준으로 비교하는 일관성입니다. 도구는 1주일이 168시간이라는 점을 기준으로 168시간을 넘는 입력은 받지 않습니다.

결과를 행동으로 바꾸는 법

• 집중 투입 가능 시간이 새 일의 예상 시간보다 작으면 범위를 줄이거나 납기를 늘리는 제안을 준비합니다.
• 새 일을 받기로 했다면 어떤 반복 일정을 줄일지 함께 정합니다. 시간은 새로 생기지 않고 이동할 뿐입니다.
• 남은 시간을 요일과 시간대로 나누려면 데일리 타임블로킹 플래너를 쓰고, 한 주 끝에는 주간 리뷰 체크리스트로 계획과 실제를 비교합니다.
• 일의 우선순위가 불분명하면 먼저 아이젠하워 매트릭스로 중요도를 가른 뒤 용량에 맞춰 선택합니다.

흔한 실수

• 돌발 업무 여유를 남기지 않는 것: 사용률을 100%로 채우면 한 가지 변수에도 계획이 어긋납니다. 일정 일부를 비워 두세요.
• 집중 비율을 100%로 두는 것: 여유 시간이 전부 몰입 시간이라고 가정하면 매주 계획이 밀립니다.
• 한 번만 일어나는 일정을 반복 일정에 넣는 것: 이번 주만의 출장은 총 가용 시간을 줄이는 방식으로 반영하고, 반복 목록은 깨끗하게 유지하세요.
• 이동·준비 시간을 빼먹는 것: 회의는 1시간이어도 전후 준비와 이동을 합치면 더 쓰입니다.

이 방법의 한계

이 계산은 시간의 총량만 봅니다. 작업의 난이도, 하루 안의 에너지 변화, 다른 사람의 일정과 의존 관계는 반영하지 않습니다. 같은 4시간이라도 하루에 모여 있을 때와 쪼개져 있을 때 쓸모가 다릅니다. 팀 단위 자원 배분이나 정밀한 프로젝트 일정에는 별도의 관리 도구가 필요합니다. 또한 집중 비율은 사용자가 입력하는 추정값이므로 계산 결과는 참고 자료로만 쓰세요.

입력한 내용은 어디에 저장되나요

총 가용 시간, 집중 비율, 확정 일정 목록은 이 브라우저의 로컬 저장소에만 저장되며 서버로 전송되지 않습니다. 다른 기기나 다른 브라우저와는 동기화되지 않고, 브라우저 사이트 데이터를 지우거나 시크릿 모드를 쓰면 사라질 수 있습니다. 목록은 일정 옆의 삭제 버튼으로 하나씩 지울 수 있습니다. 중요한 결과는 위의 "계산 결과 복사" 버튼으로 메모에 따로 남겨 두세요.

자주 묻는 질문