견적요청서 생성기

견적서 생성기와 무엇이 다른가요?

이 도구는 구매자가 여러 거래처에 견적을 요청할 때 보내는 문서를 만듭니다. 반대로 거래처(판매자·공급자)가 견적 금액을 제시하는 문서가 필요하다면 견적서 생성기를 이용하세요. 둘은 같은 거래에서 견적요청, 견적서 회신 순서로 이어지는 짝이며, 견적이 확정되면 구매자가 발주서를 보내는 단계로 넘어갑니다. 견적요청서 자체는 구매를 약속하는 문서가 아니라 조건을 알리고 가격을 묻는 문서라는 점이 중요합니다. 다만 요청서에 쓴 규격과 납기가 이후 계약 조건의 출발점이 되는 경우가 많아 대충 쓰면 나중에 분쟁 소지가 생길 수 있습니다.

견적요청서에 꼭 들어가야 할 항목

거래처가 정확한 금액을 내려면 정보가 부족하지 않아야 합니다. 품목명만 적으면 거래처마다 다른 제품을 가정하고 견적을 내서 비교가 불가능해집니다. 규격란에는 크기, 재질, 용량, 버전, 인증 여부처럼 가격을 가르는 조건을 씁니다. 수량과 단위를 분리해 적는 것도 중요합니다. 같은 10이라도 개인지 박스인지에 따라 금액이 다릅니다. 납품 장소와 희망 일정은 운송비와 설치비 포함 여부를 좌우하고, 회신 기한은 비교 일정 관리의 기준이 됩니다. 기타 요청 사항에는 부가세 포함·별도 구분 표시, 견적 유효기간, 결제 조건 희망, 샘플 제공 여부처럼 견적서 양식을 통일시키는 요구를 넣으면 비교가 쉬워집니다. 단가는 구매자가 정하는 값이 아니라 거래처가 회신으로 제시하는 값이므로 이 문서에서는 비워 둡니다.

회신 기한 잡는 법

견적을 받기까지 걸리는 시간은 품목의 복잡도에 따라 다릅니다. 단순 재고 품목은 하루 이틀에도 회신이 오지만 맞춤 제작이나 현장 실측이 필요한 건은 더 걸립니다. 아래는 월요일인 2026-11-02에 요청했을 때 영업일(월~금) 기준 며칠 뒤가 되는지 빌드 시 계산한 값으로, 공휴일은 반영하지 않으므로 연휴가 끼면 더 늦춰야 합니다.

회신 기한과 납품 희망일을 혼동하지 마세요. 회신 기한은 견적서를 보내 달라는 날짜이고, 납품 희망일은 물건이 들어와야 하는 날짜입니다. 둘 사이에 비교, 품의, 발주, 제작 기간이 들어가야 하므로 여유 없이 붙여 쓰면 일정이 어긋납니다.

받은 견적을 비교하는 방법

여러 곳에서 견적이 오면 최저가만 보기 쉽습니다. 항목별 가중치를 정해 점수를 매기면 기준이 문서로 남아 설명하기 쉽습니다. 아래 표의 가중치와 점수는 설명을 위한 가정이며, 실제로는 품목에 맞게 바꿔야 합니다. 표의 총점은 각 점수에 가중치를 곱해 더한 빌드 시 계산값입니다.

이 예시에서는 가격 점수가 가장 높은 C사가 아니라 A사가 81.5점으로 1위입니다. 가격 가중치를 높게 두면 결과가 바뀌므로 가중치는 견적을 받기 전에 정하는 것이 공정합니다. 점수 외에도 견적 유효기간, 부가세 포함 여부, 추가 비용(설치·운송) 조건이 같은지 먼저 맞춰야 비교가 성립합니다.

가중치를 바꾸면 순위가 어떻게 달라지나

같은 점수표라도 무엇을 더 중요하게 보느냐에 따라 1위가 바뀔 수 있습니다. 위 세 거래처의 점수는 그대로 두고 가중치(가격/납기/품질/사후 지원)만 세 가지로 바꿔 빌드 시 다시 계산한 결과입니다.

가격 비중을 60%로 올리면 가격 점수가 가장 높은 C사의 총점이 A사에 거의 따라붙고, 납기 비중을 45%로 올리면 납기 점수가 높은 B사가 앞섭니다. 이 결과는 어느 거래처가 객관적으로 좋다는 뜻이 아니라, 우리 조직이 이번 구매에서 무엇을 우선하는지를 먼저 정해야 한다는 뜻입니다. 가중치는 요청서를 보내기 전에 정해 두고, 결과가 마음에 들지 않는다고 사후에 바꾸지 않는 것이 감사나 내부 설명 때 유리합니다.

부가세·배송·설치를 맞춰야 진짜 비교입니다

점수표보다 더 먼저 필요한 일은 견적 금액을 같은 조건으로 환산하는 것입니다. 아래는 사무용 의자 10개를 요청해 받은 가상의 세 견적으로, B사만 부가세 포함 가격으로 보내 왔다고 가정하고 부가세 10%를 뺀 공급가액 기준으로 맞춘 표입니다(부가세 10%는 일반과세 기준의 일반적 가정이며, 실제 과세 여부는 거래 유형에 따라 다를 수 있습니다).

단가만 보면 C사가 가장 싸 보이지만 배송비를 더한 총액 기준으로는 C사가 1,820,000원으로 가장 낮고, 가장 높은 A사와의 차이는 80,000원입니다. B사처럼 부가세 포함으로 보낸 견적을 그대로 다른 견적의 별도 금액과 비교하면 약 10% 비싸게 보이는 착시가 생깁니다. 그래서 요청서의 기타 사항에 "부가세 별도 기준으로 단가, 배송비, 설치비를 구분해 기재"라는 문장을 넣어 두면 회신 형식이 통일됩니다.

견적 요청 메일을 함께 보낼 때의 구성

이 도구의 "이메일 본문 복사" 버튼은 인사, 품목 목록(번호, 품목명, 규격, 수량), 회신 기한, 희망 납품, 기타 요청, 회신 연락처 순서로 본문을 만듭니다. 사용 전에 다음을 확인하면 회신율이 올라갑니다.

• 제목: "[견적요청] 회사명 - 품목 요약 - 회신 기한"처럼 한눈에 보이게 씁니다. 도구는 본문만 만들므로 제목은 직접 적습니다.
• 첨부: 도면, 사진, 사양서가 있으면 규격란 대신 첨부 파일명을 적고 같은 파일을 모든 거래처에 보냅니다.
• 연락처: 질문이 있을 때 연락할 수 있는 담당자 한 명을 정합니다. 여러 명이 제각각 답하면 거래처마다 받은 정보가 달라집니다.
• 질문 공유: 한 거래처의 질문에 답한 내용은 다른 거래처에도 같은 내용으로 알려야 공정합니다.

수량에 따른 단가 차이를 물어보는 법

같은 품목이라도 수량이 늘면 개당 단가가 내려가는 거래처가 많습니다. 예상 수량이 확정되지 않았다면 요청서에 품목을 수량별로 나눠 적는 방식이 가장 간단합니다. 예를 들어 같은 의자를 10개, 30개, 50개로 세 줄에 나눠 적으면 거래처가 구간별 단가를 각각 회신합니다. 이 도구는 품목 행을 원하는 만큼 추가할 수 있으므로, 같은 품목명에 수량만 달리해 여러 행을 만들고 기타 요청에 "수량별 단가를 각각 기재"라고 덧붙이면 됩니다. 다만 수량 구간이 너무 많으면 거래처가 회신을 포기할 수 있어 2~3개 구간이 현실적입니다.

도구가 만드는 문서의 동작 규칙

• 품목명과 규격이 모두 비어 있는 행은 요청서에서 제외됩니다. 한쪽만 비어도 행은 포함되며 경고가 표시됩니다.
• 수량이 0 이하이거나 숫자가 아니면 경고가 나오고 표에는 0으로 표시되므로 수정한 뒤 다시 만드세요.
• 회신 기한이 요청일보다 이르면 경고가 나옵니다. 기본값은 오늘 날짜(이 기기의 로컬 날짜)와 7일 뒤로 채워집니다.
• 기타 요청 사항의 줄바꿈은 요청서에서도 유지되고, 입력한 모든 글자는 이스케이프되어 표시됩니다.
• 인쇄 시에는 입력 영역과 본문 설명이 숨겨지고 요청서 카드만 출력됩니다. 배경색 인쇄는 필요하지 않습니다.

작성 예시 세 가지

예시 1. 카페 개점 비품

에스프레소 머신(2그룹, 220V) 1대, 그라인더(원두 호퍼 1kg 이상) 1대, 제빙기(일 생산량 기준 명시) 1대를 요청합니다. 설치와 시운전 포함 여부, 개점일에 맞춘 납품 희망일, 소모품 초도 구성 여부를 기타 요청에 적습니다. 품목은 3개이고 수량 합계도 3입니다.

예시 2. 학원 교재 인쇄

A4 무선제본 160쪽 교재 3종을 종당 250부씩 요청하면 총 750부입니다. 용지 종류와 평량, 표지 후가공, 시안 확인 횟수, 납품 방식(분할 납품 여부)을 규격과 기타 요청에 구체적으로 씁니다. 수량 단위는 부로 쓰고, 종별 부수가 같더라도 한 줄씩 나누어 적으면 단가를 따로 받을 수 있습니다.

예시 3. 웹사이트 유지보수 용역

용역은 수량이 1식이어서 규격란이 사실상 업무 범위입니다. 12개월 계약 기준, 월 수정 요청 건수 한도, 장애 대응 시간, 보안 업데이트 포함 여부를 규격에 쓰고, 단위는 식으로 둡니다. 범위를 쓰지 않고 금액만 물으면 거래처마다 포함 범위가 달라 비교할 수 없는 것이 이 유형의 가장 흔한 문제입니다.

흔한 실수와 한계

• 규격 누락으로 서로 다른 제품을 견적받는 것: 브랜드를 지정하지 않더라도 동등품 기준은 적어야 합니다.
• 단가를 먼저 적어 보내는 것: 거래처가 맞춰 쓰기 쉬워져 비교의 의미가 떨어집니다.
• 견적 유효기간을 확인하지 않는 것: 유효기간이 지난 견적은 가격이 바뀔 수 있습니다.
• 견적요청을 곧 발주로 오해하는 것: 요청서는 구매 의무를 만들지 않지만, 상대와의 약속이나 메일 내용에 따라 오해가 생길 수 있어 표현을 조심하세요.
• 공공기관·공공조달 구매는 별도 법령과 시스템 절차가 있어 이 양식을 그대로 쓸 수 없습니다.

결과 활용과 저장 방식

인쇄·PDF 저장으로 첨부하거나, 이메일 본문 복사로 메일에 바로 붙일 수 있습니다. 입력한 내용은 서버로 전송되거나 브라우저에 저장되지 않으며 새로고침하면 사라집니다. 거래처가 많다면 같은 요청서를 한 번 만들어 PDF로 저장해 모두에게 보내야 조건이 같아 비교가 가능합니다. 인테리어처럼 항목별 견적을 나란히 비교해야 하는 분야는 인테리어 견적 비교 도구를, 요청서 단계에서 요구사항 정리가 어려운 큰 프로젝트라면 제안요청서 체크리스트를 참고하세요. 예산이 필요한 건은 품의서 생성기로 사내 승인을 먼저 받는 순서가 일반적입니다.

자주 묻는 질문

비교 평가표의 가중치와 점수는 설명용 가정값입니다. 법률·세무 자문이 아닙니다.