청구서(인보이스) 생성기

청구서는 어떤 문서이고 언제 쓰나요?

청구서(인보이스)는 일을 마친 사람이 상대에게 "이 내역으로 이만큼 입금해 달라"고 요청하는 문서입니다. 프리랜서가 작업 후 거래처에 보내거나, 소규모 업체가 월 단위 용역비를 요청할 때 흔히 쓰입니다. 거래 전에 금액을 협의하는 단계라면 견적서 생성기가, 거래 내역 자체를 확인하는 문서라면거래명세서 생성기가 맞습니다. 청구서에는 번호, 발행일, 결제기한, 공급자·수신자, 품목·수량·단가, 합계, 입금 계좌가 들어가면 상대가 확인하고 보내기에 충분합니다.

청구서, 세금계산서, 현금영수증, 영수증은 서로 다릅니다

이 도구의 청구서에는 사업자등록번호 칸이 없고 세금계산서에 필요한 항목을 모두 갖추지 않으므로 세금계산서를 대신할 수 없습니다. 사업자 간 과세 거래에서는 세금계산서를 별도로 발급해야 하는지, 언제까지 발급해야 하는지, 미발급 시 불이익이 있는지는 부가가치세법과 국세청 안내에 따라 달라집니다. 발급 방법은 홈택스 전자세금계산서 발급 방법에서, 부가세 신고 흐름은부가가치세 신고 기초에서 볼 수 있습니다. 청구서 금액과 세금계산서 금액이 다르면 정산이 어렵기 때문에 두 문서의 공급가액과 부가세를 맞춰 발행하는 것이 일반적입니다.

부가세 10% 계산과 원 미만 처리

부가가치세의 일반 세율은 10%입니다. 공급가액에 10%를 곱한 값이 부가세이고, 공급가액과 부가세를 더하면 합계입니다. 이 도구는 원 미만을 반올림해 계산합니다. 실제 정산에서는 합의한 방식(절사, 반올림 등)이 있을 수 있으므로 거래처와 맞춰 두세요.

예를 들어 37,035원은 부가세가 3,703.5원이라 반올림하면 3,704원이고 합계는 40,739원입니다. 반올림이 아니라 절사를 쓰면 3,703원, 합계 40,738원으로 1원 차이가 납니다.

부가세 포함 금액에서 거꾸로 구하기

상대가 "총 110,000원"이라고만 말해 줬다면 공급가액은 합계 ÷ 1.1, 부가세는 합계에서 공급가액을 뺀 값입니다. 단가를 이미 부가세 포함으로 적어 놓고 도구에서 부가세를 또 계산하면 10%가 중복되므로, 단가가 공급가액인지 먼저 확인하세요.

개인에게 용역을 받은 경우: 3.3% 원천징수(참고)

프리랜서에게 용역비를 지급하는 사업자는 사업소득으로 보고 소득세 3%와 그 10%인 지방소득세를 합한 3.3%를 원천징수하는 경우가 많습니다. 도구의 "3.3% 원천징수 차감" 옵션은 이 계산을 보여 주는 참고용이며, 원 단위 미만은 절사합니다. 적용 대상, 신고·납부 방법은프리랜서 원천징수 안내를 확인하세요. 이 방식을 선택하면 부가세 줄은 표시하지 않습니다.

결제기한은 어떻게 정하나

기한은 합의가 우선입니다. 아래는 발행일 2026-03-02 기준으로 계산한 날짜 예시입니다(달력상 일수 기준).

기한을 넘긴 대금의 지연이자 개념은 지연이자 계산기에서 가늠해 볼 수 있습니다. 이 도구는 기한 경과를 자동으로 판단하지 않고, 입력 날짜가 발행일보다 앞서 있으면 경고만 합니다.

작성 예시 세 가지(업종이 다른 경우)

디자인·개발 용역. 디자인 1건 300,000원 + 개발 1건 500,000원은 공급가액 800,000원, 부가세 80,000원, 합계 880,000원입니다.

수량이 있는 납품. 단가 12,345원 × 3개는 37,035원이고 부가세는 반올림해 3,704원, 합계 40,739원입니다. 단가가 소수점 이하까지 있는 거래는 품목별로 반올림할지 합계에서 반올림할지 합의해 두는 편이 안전합니다.

개인 강사료. 강사료 1,000,000원은 3.3% 원천징수 시 소득세 30,000원, 지방소득세 3,000원을 빼고 967,000원을 지급합니다. 이 경우 부가세 면세 여부와 원천징수 의무 여부는 거래 형태에 따라 달라지므로 세무 확인이 필요합니다.

소수점이 있는 수량·단가: 품목별 반올림의 결과

이 도구는 품목마다 수량 × 단가를 구한 뒤 원 단위로 반올림해 금액 칸에 적고, 그 금액들을 더해 공급가액을 만듭니다. 시간 단위 작업(2.5시간)이나 소수 단가가 섞이면 "합계를 먼저 구하고 마지막에 한 번 반올림"하는 방식과 값이 달라질 수 있습니다. 아래는 세 품목을 예로 든 계산이며, 같은 숫자를 계산기로 따라 해 볼 수 있습니다.

품목별로 반올림하면 공급가액은 128,150원, 부가세는 12,815원이고, 정확한 곱을 모두 더한 뒤 반올림하면 128,149원입니다. 차이는 1원이지만, 청구서 위에 보이는 금액 칸을 눈으로 더했을 때 합계와 맞는 쪽은 품목별 반올림 방식입니다. 받는 사람이 검산하기 쉬운 쪽을 택하고, 거래 조건에 방식이 정해져 있다면 그 방식을 따르세요. 단가를 정수로 맞춰 두면 이런 차이 자체가 생기지 않습니다.

계약금·잔금으로 나눠 청구할 때

큰 프로젝트는 계약 시점에 일부, 납품 후에 나머지를 청구하는 일이 많습니다. 같은 청구서 도구로 두 번 발행하되, 번호를 INV-2026-014-1, INV-2026-014-2처럼 이어서 매기면 한 건의 일부라는 점이 드러납니다. 비율로 나눌 때는 앞 청구서의 공급가액을 반올림하고 뒤 청구서는 총액에서 뺀 값으로 잡아야 두 금액의 합이 원래 총액과 정확히 맞습니다. 아래 표는 총 공급가액 1,234,567원을 나눈 예이며, 부가세는 청구서마다 따로 반올림한 값입니다.

30% / 70% 분할은 부가세 합이 한 번에 계산한 값과 같지만, 50% / 50% 분할은 반올림이 겹쳐 1원이 모자랍니다. 이런 1원 차이는 분할 청구에서 흔히 생기며, 세금계산서를 분할 발급하는 경우에도 청구서와 같은 금액으로 맞추면 대사가 쉽습니다. 어느 쪽이 맞는지는 거래 조건과 세무 안내를 따르세요.

보내기 전에 점검할 항목

• 금액 기준: 단가가 공급가액인지 부가세 포함인지, 그리고 도구의 세금 계산 방식 선택이 그에 맞는지.
• 번호와 날짜: 같은 번호를 다른 청구서에 쓰지 않았는지, 결제기한이 발행일 이후인지(어긋나면 도구가 경고를 표시합니다).
• 수신자 표기: 회사명과 담당자명 중 거래처가 장부에 쓰는 이름과 같은지. 법인에 보내는데 개인 이름만 적혀 있으면 내부 결재에서 되돌려지기 쉽습니다.
• 계좌 정보: 은행, 계좌번호, 예금주가 한 줄에 다 들어갔는지, 숫자 한 자리를 잘못 쳤는지 한 번 더 확인했는지.
• 인쇄 상태: 인쇄 미리보기에서 입력 영역이 빠지고 청구서만 남는지, 표가 한 페이지에 들어가는지.
• 보관: 보낸 PDF와 텍스트 복사본을 같은 이름 규칙으로 저장했는지. 이 페이지는 입력을 저장하지 않습니다.

상황별로 이렇게 쓰세요

매달 같은 금액을 받는 유지보수. 품목명에 기간을 넣어(예: 6월 사이트 유지보수) 월별로 구분하고, 번호에 연월을 넣으면 연체된 달을 찾기 쉽습니다.

실비가 섞인 용역. 작업비와 교통비·재료비를 한 줄로 합치지 말고 별도 품목으로 적으세요. 상대 회사가 실비 증빙을 따로 요구할 때 근거가 됩니다. 실비의 부가세 처리는 거래 형태마다 달라 세무 확인이 필요합니다.

할인을 반영할 때. 이 도구에는 할인 칸이 없으므로 품목을 추가하고 단가에 음수를 쓸 수는 없습니다(단가는 0 이상만 허용). 할인이 있다면 단가 자체를 조정하거나 비고에 할인 내역을 적어 두세요.

흔한 실수와 한계

• 부가세 중복: 단가가 이미 부가세 포함인데 10%를 또 얹는 경우.
• 청구서 번호 중복: 번호가 같으면 입금 대조가 틀어집니다. 연도-일련번호 형식이 관리하기 쉽습니다.
• 계좌 오기: 입금 계좌는 상대가 가장 먼저 확인하는 정보라 예금주까지 다시 대조하세요.
• 세금계산서로 오해: 청구서만 보내고 세금계산서 발급을 놓치지 않도록 구분하세요.
• 한계: 사업자등록번호, 주소, 업태 등 정식 증빙 항목이 없고 서명·직인 칸도 없습니다. 입력값은 저장되지 않으며 새로고침하면 초기화되므로 PDF로 보관하세요.

결과를 어떻게 활용하나

만든 청구서는 PDF로 저장해 이메일로 보내고, 같은 번호의 내역을 장부에 남기세요. 상대가 금액 이의를 제기하면 수량·단가·합계의 계산 근거를 품목 표에서 바로 보여 줄 수 있습니다. 대금이 지연되고 합의가 안 될 때의 절차는프리랜서 미지급 용역비 대응을 참고하세요.

자주 묻는 질문