행사 진행 큐시트 생성기

큐시트는 무엇이고 언제 필요한가요?

큐시트(run of show)는 행사의 시작부터 끝까지 시각, 소요 시간, 내용, 담당자, 비고를 한 장에 늘어놓은 진행표입니다. 사회자는 다음 순서가 무엇인지 확인하고, 음향·영상·의전 담당은 자기가 움직일 시점을 표만 보고 파악합니다. 연회와 워크숍, 시상식, 소규모 세미나, 가족 행사처럼 여러 사람이 나눠서 움직이는 자리라면 규모와 상관없이 쓸모가 있습니다. 반대로 한두 사람이 진행하는 짧은 회의라면 표가 오히려 부담일 수 있어 안건 목록만으로 충분합니다.

이 도구가 하는 일

순서마다 시각, 소요(분), 내용, 담당자, 비고를 입력합니다. 시작 시각을 정한 뒤 "소요 분으로 시각 자동 채우기"를 누르면 첫 순서에 시작 시각을 넣고 이후 순서는 앞 순서의 시작 시각에 소요 분을 더해 채웁니다. 소요 분을 비워 둔 순서는 0분으로 취급해 다음 순서와 같은 시각이 됩니다. 큐시트를 만들면 소요 칸이 있는 경우에만 표에 소요 열이 나타나고, 표 아래에 총 소요 시간과 종료 예정 시각이 붙습니다. 시각을 직접 고쳐 쓴 경우에는 앞 순서의 끝 시각이 다음 순서의 시작 시각보다 늦으면 입력 칸 아래에 겹침 경고가 뜹니다. 시각은 HH:MM(예: 14:05) 형식으로 쓸 때만 계산에 쓰이고, 다른 형식은 그대로 표에 찍힙니다. 이 도구는 입력을 저장하지 않기 때문에 새로고침하면 처음 상태로 돌아갑니다. 필요한 큐시트는 인쇄하거나 PDF로 저장하세요.

계산 예시 1: 오후 워크숍의 누적 시각

시작 14:00에 일곱 개 순서를 잡았다고 하면 각 순서의 시작과 끝은 아래처럼 누적됩니다. 합계는 140분, 즉 2시간 20분이고 종료 예정은 16:20입니다.

계산 예시 2: 순서 사이 전환 시간을 넣으면

위 순서를 그대로 두고 순서 사이에 마이크 교체, 자리 이동 같은 전환 시간 3분씩을 넣으면, 순서는 일곱 개이고 사이는 6곳이므로 전체가 6 x 3 = 18분 늘어나 158분이 됩니다. 종료 예정은 16:38입니다. 전환 시간은 각 순서의 소요에 몰래 섞기보다 별도 칸이나 비고에 드러내는 편이 담당자가 헷갈리지 않습니다.

예비 시간을 얼마나 둘 것인가

실제 행사는 계획보다 길어지는 쪽으로 어긋나는 경우가 많아, 계획 합계 위에 예비 시간(버퍼)을 얹어 종료 시각을 잡아 두면 대관이나 식사 같은 외부 일정과 부딪히지 않습니다. 아래 표는 예시 1의 합계 140분에 0%, 5%, 10%, 15%를 얹었을 때의 총 소요와 종료 예정 시각입니다(분 단위로 올림). 어느 비율이 맞는지는 행사 성격에 달려 있으며, 이 표는 비율이 시각에 어떻게 반영되는지 보여 주는 계산 예일 뿐 업계 표준치가 아닙니다.

버퍼를 순서마다 흩뿌리지 말고 변동이 큰 순서(토의, 질의응답, 시상) 뒤에 한두 곳으로 모아 두면 현장에서 "여기서 만회한다"는 지점이 분명해집니다. 이 도구에는 버퍼 전용 칸이 없으므로 "예비"라는 이름의 순서를 한 줄 넣고 소요 분을 적으면 시각 계산에 그대로 반영됩니다.

계산 예시 3: 저녁 세미나 세 발표

19:00에 시작하는 세미나를 발표 20분과 질의 10분을 한 묶음으로 세 번 반복하고, 묶음 사이에 발표자 교체 5분을 두며, 앞뒤에 안내와 마무리 5분을 두면 합계는 110분 (1시간 50분)이고 종료는 20:50입니다. 순수 발표 시간은 60분뿐이어서 전체의 55%에 해당하고, 나머지는 질의·전환·안내입니다. 발표 개수만 보고 시간을 잡으면 이 차이만큼 모자라게 됩니다.

입력값 경계와 특이한 경우

• 시각 형식: 9:05처럼 시가 한 자리여도 계산에 쓰이지만 분은 두 자리여야 합니다. 24:00이나 14:75처럼 범위를 벗어난 값, 오전·오후 글자가 붙은 값은 계산에서 빠지고 표에 입력한 그대로 찍힙니다.
• 소요 칸: 0~600분 범위의 정수를 받습니다. 소수나 음수를 쓰면 정수로 잘리거나 0분으로 처리되므로 90초 같은 짧은 순서는 1분 또는 비고에 "90초"로 적으세요.
• 행 필터링: 큐시트를 만들 때 시간과 내용이 모두 비어 있는 줄은 표에서 빠집니다. 비고만 적은 줄은 표에 나오지 않으므로 반드시 시간이나 내용을 함께 넣으세요.
• 소요 합계: 표에 나온 줄의 소요 분을 모두 더한 값이고, 종료 예정은 마지막 줄의 시각과 소요로 계산합니다. 마지막 줄의 시각이 없거나 소요가 비어 있으면 종료 예정은 표시되지 않으니 마지막 줄에는 "폐회"처럼 짧은 소요라도 넣어 두세요.
• 자정 넘김: 시각 계산은 24시간으로 돌아가므로 23:50에 20분을 더하면 00:10으로 표시되지만 날짜는 바뀌지 않습니다. 자정을 넘는 행사는 날짜별로 큐시트를 나누세요.

행사 전날과 당일 점검 순서

큐시트는 만드는 것보다 쓰는 과정에서 가치가 생깁니다. 전날에는 순서마다 담당자가 자기 줄을 확인했는지 묻고, 준비물이 필요한 줄(마이크, 영상 파일, 시상품)의 비고에 "누가 언제까지"를 적어 둡니다. 당일에는 시작 두 시간 전에 장소 대관과 음향 점검 시각을 큐시트 맨 앞줄에 "리허설" 순서로 넣어 같은 표 안에서 관리하세요. 행사 중에 순서가 밀리면 사회자는 줄일 수 있다고 표시한 순서부터 줄이고, 줄인 뒤의 새 종료 시각을 스태프에게 짧게 알립니다. 이렇게 하면 "지금 몇 분 밀렸나"가 담당자마다 다르게 해석되는 상황을 막을 수 있습니다.

칸별 작성 요령

• 시각: 24시간 표기(14:05)로 통일하면 오전·오후 오해가 없습니다. 행사 전체가 자정을 넘기지 않는다는 가정으로 계산하므로 자정을 지나는 행사는 날짜별로 큐시트를 나누세요.
• 내용: 무엇을 하는지 동사로 씁니다. "시상"보다 "우수 팀 3팀 시상, 단상 호명"처럼 쓰면 사회자가 멘트를 준비하기 쉽습니다.
• 담당자: 이름이나 직책을 한 명만 적습니다. 두 사람이 함께 담당하면 아무도 책임지지 않는 순서가 생깁니다.
• 비고: 음향 신호, 장소, 준비물, 대체 계획처럼 현장에서 바로 필요한 지시를 짧게 둡니다.

다른 상황의 구성 예

돌잔치: 입장과 환영, 영상 상영, 돌잡이, 케이크 커팅처럼 하객 반응에 따라 늘어나는 순서가 많습니다. 돌잡이처럼 시간이 흔들리는 순서의 소요를 넉넉히 잡고, 식사 시작 시각은 고정해 두면 전체 흐름이 덜 무너집니다.

소규모 세미나: 발표자 교체와 질의응답 시간이 핵심이라 발표 20분 뒤에 질의 10분을 별도 순서로 분리하면 지키기 쉽습니다. 담당자 칸에는 발표자 이름보다 진행 요원(타이머 담당)을 쓰는 경우도 많습니다.

사내 시상식: 수상자가 많으면 호명 시간이 길어지므로 한 명당 소요를 가정해 곱해 둡니다. 예를 들어 한 명에 1분씩 12명이면 12분입니다.

흔한 실수와 한계

가장 흔한 실수는 모든 순서가 계획대로 진행된다고 가정하고 여유 없이 빽빽하게 짜는 것입니다. 늦어진 순서를 만회할 줄일 수 있는 순서(예: 발표 시간을 줄일 수 있는 항목)를 비고에 표시해 두면 현장에서 대응하기 쉽습니다. 휴식을 넣지 않은 두 시간 이상의 연속 일정, 이동 시간을 누락한 일정도 자주 틀어지는 원인입니다. 이 도구는 시각을 더하는 계산과 겹침 확인만 합니다. 장소 대관 시간, 케이터링 도착 시각처럼 외부 일정은 비고에 직접 써야 합니다. 회의 안건 시간 관리가 목적이라면회의 아젠다 타이머가 더 적합합니다.

역할별로 한 장씩 보는 법

같은 큐시트라도 읽는 사람마다 보는 열이 다릅니다. 사회자는 내용과 비고(멘트 힌트)를, 음향 담당은 시각과 비고(큐 신호)를, 총무는 휴식과 식사처럼 외부 일정이 걸린 줄을 봅니다. 그래서 인쇄본을 여러 부 뽑아 각자 자기 줄에 형광펜을 긋고 비고 칸에 손글씨로 메모하게 하면, 하나의 표를 놓고도 서로의 타이밍을 맞추기 쉽습니다. 행사 시작 30분 전에는 담당자 전원이 큐시트를 한 번씩 소리 내어 읽어 보며 겹치는 동선이 없는지 확인하는 시간을 두면 현장 혼선이 크게 줄어듭니다.

인쇄와 공유

A4 가로로 인쇄하면 표 폭이 넉넉하고, 사회자용과 음향 담당용을 각각 한 부씩 뽑아 형광펜으로 자기 담당 줄을 표시하면 좋습니다. 인쇄 배율은 100%로 두고 배경 그래픽은 켤 필요가 없습니다. 행사 직전에 순서가 바뀌면 큐시트를 수정해 다시 인쇄하고, 옛 인쇄본은 현장에서 회수해 혼선을 막으세요.

자주 묻는 질문

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