출장비 계산기

출장비는 어떤 항목으로 나뉘나

회사마다 이름과 비중은 다르지만 출장비는 대체로 네 덩어리로 나뉩니다. 교통비는 항공·철도·버스· 택시·자가용 유류비와 통행료처럼 이동에 드는 돈이고 대부분 영수증 기준 실비로 정산합니다. 숙박비는 1박당 상한을 두거나 실비로 정산합니다. 일비는 출장 중 발생하는 시내 이동, 통신, 잡비를 하루 정액으로 주는 돈입니다. 식비는 일비에 포함시키는 회사도 있고, 별도 정액이나 실비로 따로 주는 회사도 있습니다. 이 계산기는 이 네 가지에 기타 실비를 더해 전체 정산액을 계산합니다.

계산 공식

• 일비 합계 = 1인 1일 일비 × 출장 일수 × 인원
• 숙박비 지급액 = min(실제 1박 숙박비, 회사 상한) × 숙박 일수 × 인원 (상한을 0으로 두면 실비 전액)
• 식비 합계 = 1인 1일 식비 × 출장 일수 × 인원
• 총액 = 일비 + 숙박비 지급액 + 식비 + 교통비 + 기타 실비
• 숙박 초과분(개인 부담 예상) = (실제 숙박비 - 상한) × 숙박 일수 × 인원, 상한을 넘을 때만

일수와 숙박 수는 다른 숫자입니다. 2박 3일이면 일수 3, 숙박 2입니다. 숙박 일수가 출장 일수 이상이면 입력이 어긋난 것이므로 이 계산기는 오류를 안내합니다. 또 식비를 일비에 포함해 받는 회사에서 식비 칸까지 채우면 같은 돈을 두 번 센 것이니 주의하세요.

검산된 계산 예시

예시 1은 일비 60,000원(2만 원 × 3일) + 숙박비 160,000원(8만 원 × 2박) + 교통비 60,000원 = 280,000원입니다. 예시 2는 2인이 4일, 3박을 다녀오는 경우로, 실제 숙박비가 1박 10만 원이어도 상한이 9만 원이라 회사는 인당 1박 9만 원만 인정하고 초과분 60,000원(1만 원 × 3박 × 2인)은 개인 부담으로 남습니다. 인당으로 나누면537,500원입니다. 예시 3처럼 당일 출장은 숙박이 없어 일비·식비·교통비만 계산합니다.

국내 출장과 해외 출장의 차이

공무원은 법령으로 직급별 정액이 정해져 있지만, 민간 회사는 취업규칙이나 별도 여비교통비 지급 규정으로 일비·숙박비 상한을 정합니다. 해외 출장은 항공권, 비자, 현지 교통에 더해 환율이 변수입니다. 외화로 쓴 금액은 카드 청구 환율이나 환전 영수증 환율로 원화 환산해 정산하는 것이 일반적이므로 어느 환율을 쓸지 규정에서 미리 확인해야 합니다. 해외 출장의 일비는 국가 등급별 정액으로 주는 회사도 많습니다. 이 계산기는 모든 금액을 원화로 입력하는 도구라서 외화 환산은 입력 전에 별도로 하세요.

세법상 여비 비과세의 일반 원칙

직원이 출장 때문에 쓴 돈을 회사가 돌려주는 것은 급여와 성격이 다릅니다. 소득세법과 시행령은 근로소득에서 제외하는 비과세 항목으로 실비변상적 급여를 두고 있고, 시행령 제12조에서 그 범위를 정합니다. 검색으로 확인한 범위에서, 일직료·숙직료 또는 여비로서 실비변상 정도의 금액은 이 범위에 속합니다. 또 직원 소유 차량을 직접 운전해 업무에 쓰면서 실제 여비 대신 회사 규칙에 따른 지급 기준으로 받는 금액은 월 20만 원 이내에서 비과세로 알려져 있습니다(시내 출장 등에 쓴 실제 여비를 따로 받으면 적용되지 않고, 회사 규정에 지급 기준이 있어야 한다는 것이 2차 자료의 공통된 설명입니다). 이 금액과 적용 요건은 법령 개정으로 바뀔 수 있어, 해당 연도의 소득세법 시행령과 국세청 안내를 반드시 다시 확인해야 합니다.

일반 원칙을 정리하면 다음과 같습니다. 첫째, 실제 출장 사실과 사용 내역이 있어야 하고, 둘째, 회사가 합리적인 지급 기준(규정)을 정해 그에 따라 지급해야 하며, 셋째, 지급액이 실비를 변상하는 정도를 넘으면 초과분은 근로소득으로 과세될 수 있습니다. 증빙 없이 정액을 주고받는 일비가 어디까지 실비변상 정도로 인정되는지는 개별 사실관계에 따라 달라 이 페이지에서 금액 기준을 단정하지 않습니다. 회사 담당자는 세무사나 국세청에 확인하고, 직원은 회사의 정산 절차를 따르세요. 법인 입장에서는 규정에 따라 지급한 합리적인 여비는 손금으로 인정받는 것이 일반적이지만 사적 여행이 섞인 경우 등은 문제가 됩니다.

자가용 출장과 대중교통 출장 비교

자가용을 이용하면 유류비, 통행료, 주차비가 실비로 들고 회사에 따라 주행거리당 단가로 정산합니다. 대중교통은 승차권 금액이 그대로 실비입니다. 같은 출장이라도 두 방식의 정산액이 다르므로, 비교할 때는 이동 시간과 출장지에서의 현지 이동 필요 여부까지 함께 고려하세요. 이 계산기에서는 자가용이면 유류비·통행료를 교통비에, 주차비는 기타 실비에 넣으면 구분하기 쉽습니다. 직원 개인 차량을 업무에 쓰는 경우 사고 시 책임과 보험 처리 기준도 규정에 있어야 하므로, 정산 방식만이 아니라 운행 승인 절차도 확인해 두세요.

회사 여비 규정을 만들거나 점검할 때

규정이 모호하면 정산 때마다 분쟁이 생깁니다. 최소한 다음은 문서에 적어 두는 것이 좋습니다. 출장의 정의와 승인 절차, 직급별 일비와 식비 정액, 숙박비 상한과 성수기 예외, 교통수단과 좌석 등급, 출발·도착일의 일비 계산 방식, 정산 기한과 증빙 서류, 상한 초과분 처리, 해외 출장 환율 기준일입니다. 정액과 실비 중 무엇을 택할지는 관리 부담과 투명성의 균형 문제입니다. 정액은 편하지만 실제 비용과 차이가 커지면 세무상 설명이 어려워질 수 있고, 실비는 정확하지만 증빙 관리 부담이 큽니다. 소규모 사업장이라면 일비는 정액, 숙박·교통은 상한 내 실비의 혼합 방식이 흔합니다.

정산할 때 챙길 서류

• 출장신청서(목적·기간·장소·예상 경비)와 출장 후 복명서 또는 출장보고서: 출장보고서 생성기로 양식을 만들 수 있습니다.
• 교통비: 승차권, 항공 탑승권과 결제 내역, 고속도로 통행 내역, 자가용은 주행거리 기준 산정표
• 숙박비: 숙소 영수증(사업자 정보가 보이는 것), 인원·박수 확인
• 식비·기타: 카드 전표나 현금영수증. 정액 일비는 영수증이 없어도 되는 경우가 많습니다.
• 해외 출장: 환전 영수증 또는 카드 청구서, 출입국 기록으로 일수 확인

증빙 서식과 보관은 경비 정산 영수증 가이드에서 더 확인할 수 있습니다.

흔한 실수

• 일수와 박수 혼동: 2박 3일에 숙박 3을 넣으면 숙박비가 한 박 더 계산됩니다.
• 식비 이중 계상: 일비에 식비가 포함된 회사에서 식비를 따로 더하면 과다 청구가 됩니다.
• 교통비 단위 혼동: 이 계산기의 교통비는 1인 단가가 아니라 전체 합계입니다. 인원이 여럿이면 합산해서 입력하세요.
• 상한 초과분을 정산 총액에 포함: 회사 상한을 넘는 숙박비는 총액에 넣지 말고 개인 부담 예상액으로 따로 봅니다.
• 첫날·마지막날 일비 감액 규정 놓침: 일부 회사는 출발·도착일 또는 이동 시간이 짧은 날의 일비를 줄입니다. 이 계산기는 모든 날을 같은 일비로 계산하므로 해당 규정이 있으면 일수를 조정하거나 직접 차감하세요.

이 계산기를 쓰기 어려운 경우

• 직급·지역별 차등 일비, 일자별 감액처럼 규정이 복잡한 경우(항목별로 나눠 여러 번 계산)
• 공무원 여비 규정이나 공공기관 규정처럼 별도 법령이 적용되는 경우
• 외화 정산과 환차손익이 중요한 장기 해외 파견
• 세금 신고용 비과세 판정이 필요한 경우(참고 정보일 뿐 판정 기능이 없습니다)

결과 활용법

출장 전에는 예상 총액으로 출장 신청서의 예산란을 채우고, 상한 초과분을 미리 확인해 숙소를 조정하세요. 출장 후에는 계산 결과와 영수증 합계를 대조해 누락과 중복을 걸러냅니다. 팀 출장이라면 인당 금액으로 프로젝트별 비용을 배분할 수 있습니다. 계산 결과 옆의 복사 버튼으로 항목별 내역을 텍스트로 복사해 정산 요청서나 메신저에 붙여 넣을 수 있습니다. 일상 지출 기록은 일일 지출 가계부에서 정리하는 방법도 있습니다.

관련 도구

• 출장보고서 생성기
• 경비 정산 영수증 가이드
• 지출결의서 생성기
• 일일 지출 가계부

이 계산기는 입력한 단가를 합산하는 참고용 도구이며 법정 출장비 기준을 제공하지 않습니다. 실제 지급 한도와 정산 방식은 소속 회사의 여비교통비 규정이 우선합니다. 비과세 여부와 필요한 증빙은 국세청 안내와 세무 전문가를 통해 확인하세요.

자주 묻는 질문