一份整洁的名单,是邮件合并成功的关键
邮件合并是直接从电子表格的列标题中提取个性化数据的,所以事先把列名取得清晰简单,比如「姓名」「地址」,后面查找并插入对应的合并域时会方便很多。原始名单杂乱或格式不统一,是导致合并结果出现空白字段或数据错位最常见的原因。
批量生成前先预览确认
在执行「完成并合并」之前,「邮件」选项卡里的「预览结果」功能可以让你翻看几份按真实收件人生成的完整信函效果。在这一步就发现字段位置错误或格式问题,比生成整批文档之后才发现要省事得多,不用再重新处理几百份文件。
常见问题
同样的方法可以用来制作信封或标签吗?
可以。在「开始邮件合并」中选择「信封」或「标签」而不是「信函」,就能用同一份收件人名单批量生成信封地址或地址标签。
完成的信函可以分别保存成单独的文件吗?
选择「完成并合并→编辑单个文档」会先把所有内容合并成一个文件。如果需要单独的文件,可以再按分页符把这份合并文档拆分开,分别保存。