团队办公聊天软件基础使用方法

按顺序查看以下步骤,熟悉团队办公聊天软件的基本用法。

  1. 注册并加入工作空间

    使用公司邮箱在应用或网站上注册后,可以新建工作空间,或通过管理员发来的邀请链接加入已有组织。工作空间是按企业独立划分的空间,与个人聊天账号完全分开,互不关联。

  2. 通过私聊或群聊收发消息

    搜索同事即可打开一对一对话或建立群聊,互相发送消息、文件和表情。由于是办公专用工具,通常只能搜索到并联系到公司通讯录中登记的同事。

  3. 发起即时视频会议

    点击聊天窗口上方的视频会议图标,无需安装其他软件即可立即开始会议。分享会议链接后,外部人员通常也可以直接通过浏览器加入,无需注册账号。

  4. 创建投票收集意见

    在聊天窗口的功能菜单中选择创建投票,输入选项后即可快速收集团队成员的意见,还可以设置截止时间、允许多选或匿名投票等选项。

  5. 通过通讯录查看同事信息

    在侧边菜单的通讯录中可以按部门和职位查看同事,并直接向对方发送消息。按姓名或部门搜索能更快找到需要联系的人。

  6. 了解与个人聊天软件相互独立的原因

    工作空间账号及其聊天记录与平时使用的个人聊天软件完全独立,账号、联系人和聊天记录都各自分开。这样一来,下班后只关闭工作消息通知、保留个人通知就会方便很多。

为什么使用专门的办公软件而不是个人聊天软件

如果用个人聊天软件处理工作联络,重要消息很容易被淹没,工作消息也可能在不合适的时间打扰到你。使用专门的团队办公软件,账号、联系人和聊天记录都与个人账号完全分开,协作也能围绕公司通讯录有序展开,下班后管理工作通知也更加容易。

也可以和其他团队协作软件比较一下

如果正在比较不同工具,可以将这种以聊天功能为核心的软件,与更侧重共享日历和企业公告栏的软件进行比较。团队更看重高效沟通,还是更看重日程安排和通知共享,会影响哪种工具更适合。

常见问题

可以用办公账号搜索并联系个人朋友吗?

通常不可以,办公账号一般只能搜索并联系公司通讯录中登记的人员,因此与个人联系人完全分开。

外部访客加入视频会议需要账号吗?

通常不需要,只要主持人分享会议链接,外部参会者一般可以直接通过浏览器加入,无需注册账号。