什么样的凭证才算合规
要让一笔业务支出被认可为可抵扣的费用,或者要就其中包含的增值税/销售税申请退税,大多数税制都要求特定类别的凭证——通常是正式的税务发票、刷卡消费小票,或者专门为此目的开具的正式现金收据。一张手写的简易收据,或者一份非正式的交易备忘录,即便这笔支出本身完全合理合法,通常也无法单独满足这一要求。
税务发票、刷卡小票与现金收据的区别
在已登记企业之间的交易中开具的正式税务发票,会把价款和税额分开列示,是申请退还所支付税款的标准凭证。如果用公司卡或个人卡支付,只要小票上分别列出了价款和税额,这张刷卡小票本身通常也会被视为合规凭证。如果是现金支付,通常需要索取专门为业务、税务目的开具的正式现金收据——为个人抵税项目开具的收据,通常不能等同于为业务支出开具的收据,因此索取时应明确说明用途。
留意超过一定金额后强制要求凭证的门槛
许多税制都设有一个金额门槛,超过这个门槛后,简易收据就不再够用,必须提供正式税务发票、刷卡小票或正式现金收据其中之一。超过门槛却只有简易收据时,通常仍然可以主张相应的费用抵扣,但一般会另外触发一项凭证不合规的罚款(通常按未取得合规凭证金额的一定比例计算)。如果一笔较大金额的支出只拿到了简易收据,当场把情况和原因告知负责报销的人,比事后再解释更稳妥。
与小规模或免税商户交易时的处理方式
一些规模非常小的商户按简易税务登记方式经营,不一定有义务开具正式税务发票,因此从这类商户处消费时,刷卡支付或索取现金收据是获得可用凭证更稳妥的方式。医疗、教育、未加工食品等免税类别的商户,通常会开具另一种单据(有时称为普通发票)而不是税务发票,因为这类消费本来就大多不符合退税条件;把这种普通发票或刷卡小票留作支出本身的证明就已经足够。
未使用公司卡支付的费用如何报销
如果因为没有公司卡而不得已先用个人卡或现金垫付,大多数机构会通过标准的费用报销流程予以退还。即便如此,一旦金额超过凭证门槛,仍需在报销申请中附上合规凭证,例如个人卡消费小票或正式现金收据——完全不附任何凭证提交报销申请,存在被驳回的风险,在某些情况下甚至可能被视为个人所得而不是费用报销,从而需要纳税。
发票有误或迟迟未收到时的处理方法
如果发现收到的发票上金额、品项描述或登记号码有误,不要自行涂改,而应联系开票方,请对方通过正规渠道开具更正后的发票。如果申报截止日期临近,却始终没有收到发票,应立即告知财务或税务负责人,让他们有足够时间去寻求其他凭证方案,而不是错过申报期限。