邮件里的语气比说话时更重要
面对面说话时,一个停顿或一个表情就能软化一句直接的话,但邮件完全没有这些辅助。同样一句话说出来没问题,写下来却可能显得冷淡或过于生硬,这正是为什么主动语态、请求放在什么位置这些细节会有这么大的影响。
同一封邮件里,语气要前后一致
如果一封邮件里,有的句子用很正式的书面语,有的句子又突然变得很随意,整封邮件读起来就会显得不协调。从头到尾保持同一种语气和礼貌程度,是让邮件显得专业的一个简单却容易被忽略的细节。
常见问题
商务邮件写得这么直接,会不会显得不礼貌?
不会,直接和不礼貌是两回事。礼貌的问候和结尾,加上清楚说明的请求,会让人觉得你思路清晰、尊重对方的时间,而不是无礼。
所有商务邮件都要用同样正式的语气吗?
不需要。合适的正式程度取决于双方关系和公司文化,第一次联系的外部客户通常需要更正式的措辞,而每天都在沟通的同事之间发一条简短的内部消息可以随意一些。