相手やシステムによっては.docxが読めないことも
古いソフトや一部のコンテンツ管理システム、単純なテキスト処理スクリプトなどは、最新の.docx形式をそのまま読み込めないことがあります。.rtfで保存すればほとんどの書式を保ったまま、ほぼすべてのワープロソフトで開くことができ、.txtで保存すれば書式を完全に削ぎ落として、どんなシステムでも開けるテキストになります。
保存前に、何が残るかを確認しておく
リッチテキスト形式(.rtf)はフォント、太字・斜体などの書式、基本的なレイアウトを保持しますが、変更履歴やコメント、複雑な表の書式といった高度な機能は失われることがあります。重要な相手にファイルを送る前に、変換後のファイルを自分でも開いて、必要な要素が欠けていないか確認しておきましょう。
よくある質問
.rtfで保存しても見た目は変わりませんか?
ほとんど変わりません。フォントや基本的な書式、画像は保持されますが、変更履歴や一部の複雑なレイアウトなど、高度な機能は正確に引き継がれない場合があります。
相手がどの形式を必要としているか分からない場合はどうすればいいですか?
迷った場合は相手に直接確認するのが確実です。目安としては、一般的なワープロソフトなら.docx、どんなソフトで開いてもレイアウトを崩したくない場合は.pdfを選ぶとよいでしょう。