完成した文書を誤操作から守る
契約書のように確定した文書や、配布済みの報告書、コピーして使うためのテンプレートなどでは、悪意ある改ざんよりも、うっかりしたキー入力による誤変更の方がよくある問題です。「読み取り専用を推奨する」を設定しておけば、開くたびに軽い注意喚起が表示され、こうしたミスの多くを未然に防げます。
「推奨」と本当の編集ロックの違い
「読み取り専用を推奨する」はあくまで提案であり、誰でもそのメッセージを無視して編集できてしまう点を理解しておく必要があります。許可された人だけが変更できるという確実な保証が必要な場合は、あわせて「変更用パスワード」を設定するか、変更可能な範囲をさらに細かく制御できる「編集の制限」機能を使いましょう。
よくある質問
「読み取り専用を推奨する」を設定すれば、本当に編集できなくなりますか?
いいえ、あくまで読み取り専用モードを提案するメッセージが表示されるだけで、誰でもそれを無視して編集できます。確実に編集を防ぎたい場合は「変更用パスワード」を追加するか、「編集の制限」機能を使ってください。
変更用パスワードを忘れてしまった場合、ファイルは開けなくなりますか?
いいえ、ファイルを開いて内容を読むことはいつでもできます。パスワードは元のファイル名のまま変更を保存する操作だけをブロックするので、パスワードがなくても内容の閲覧は可能です。