きれいなリストが差し込み印刷の成功を左右する
差し込み印刷は、Excelの表の列見出しから個別データを取り込みます。あらかじめ「氏名」「住所」のようにわかりやすくシンプルな列名を付けておけば、あとで差し込みフィールドとして探して挿入する作業がぐっと楽になります。元の宛先リストが整理されていなかったり表記がばらばらだったりすることが、差し込み結果が空欄になったりデータがずれたりする一番の原因です。
全件出力する前にプレビューで確認する
「完了と差し込み」を実行する前に、「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」を使うと、実際に受け取る相手向けの完成イメージを何件か画面上でめくって確認できます。全件を出力したあとで気づくよりも、このプレビューの段階でフィールドの配置ミスや書式の崩れを見つけておくほうが、何百件もの文書を作り直す手間を避けられます。
よくある質問
同じ方法で封筒やラベルも作成できますか?
はい。「差し込み印刷の開始」で「レター」の代わりに「封筒」や「ラベル」を選べば、同じ宛先リストから封筒の宛名やラベル印刷物をまとめて作成できます。
完成した書状を一件ずつ別ファイルとして保存できますか?
「完了と差し込み→個々のドキュメントの編集」を選ぶと、まずすべてが一つのファイルにまとまった文書が作成されます。別ファイルに分けたい場合は、そのファイルをページ区切りで分割し、それぞれ個別に保存してください。