まず要求事項対照表を作る
本文を書き始める前に、RFP(提案依頼書)に含まれるすべての要求事項――必須項目、任意項目、評価基準まで――に番号を振って表にまとめます。提案書を作成しながら、それぞれの要求事項の横に「提案書の何ページ、どの項目で答えたか」を記入していきます。評価者はこの対照表があれば短時間で要求事項の充足を確認でき加点要因になりますが、この作業を省くと実際には答えていても評価者が見落として減点されることが少なくありません。
表紙・目次・要旨(エグゼクティブサマリー)
表紙には事業名、提出組織名、提出日、担当者の連絡先をRFPの指定様式どおり正確に記載する必要があり、些細に見える様式の不一致でも様式不備として減点、場合によっては失格の対象になり得ます。目次の次に来る要旨は、評価者が本文を読む前に、時には唯一じっくり読む部分でもあるため、課題の理解、提案の核となる差別化ポイント、期待される効果を1〜2ページで明確にまとめましょう。
発注者の状況への理解を示す
この項目は単にRFP本文の背景説明をそのまま書き写すのではなく、発注者が置かれている状況や課題を自ら調査・分析した内容を加えて再構成することで、評価者からの信頼を得られます。たとえば類似事例、関連する統計データ、現場へのヒアリング結果などを根拠として示せば、「数ある提案者の一つ」ではなく「この事業を本当に理解しているチーム」という印象を与えられます。RFPに明記されていない潜在的なリスクや留意点を先に指摘することも差別化のポイントになります。
具体的な実行計画とスケジュール(WBS)を示す
この項目は「このチームが本当に期限内にやり遂げられるか」を評価者が判断する核心部分です。作業範囲をWBS(作業分解構成図)で細かく分け、各段階の開始・終了日、成果物、投入人員と役割を表やガントチャートで明示しましょう。「最善を尽くします」といった抽象的な表現ではなく、「2週目までに要件定義書の初稿を提出、4週目に中間報告」のように具体的なスケジュールと成果物を示すほど、実現可能性の評価が高まります。
投入人員の資格と過去の実績を示す
RFPが特定の資格や経験年数を求めている場合、投入予定人員の経歴を要件と照らし合わせて一目で分かる表にまとめます。あわせて、類似規模・類似分野での実績(発注者名、契約金額、実施期間、主な成果)を整理して提示すると信頼性が高まります。ただし過去の実績を誇張したり関連性の低い事業を無理に盛り込んだりすると、かえって評価者の疑念を招くため、RFPの業務内容と本当に関連性の高い実績に絞るのが得策です。