試用期間の評価基準を設計する方法

試用期間が終わったとき、「なぜ本採用にしたのか、なぜしなかったのか」を説明できる状態にしておく必要があります。評価基準の設計方法をまとめました。

評価基準は4つの領域で設計する

試用期間の評価基準は一般的に、①業務理解度(職務に必要な知識やプロセスの習得度)、②業務遂行力(実際に任せた課題の成果物の質)、③協調性・組織適応(周囲とのコミュニケーションやチームへの馴染み方)、④勤怠・姿勢(出退勤の誠実さやフィードバックへの向き合い方)の4領域で構成します。いずれの項目も採用時に提示した業務内容・条件と結びついている必要があり、試用期間の評価の段になって初めて出てくる基準は、公正さを欠くと受け取られやすくなります。

中間評価と最終評価の2段階で行う

試用期間全体を最後の一度の評価だけで判断すると、本人に改善の機会がないまま結果を突きつけられることになり、手続き上の公正さが弱くなります。試用期間の3分の1〜半分ほどが経過した時点で中間評価を行い、現時点での強みと改善点を書面や面談で明確に伝え、残りの期間で改善の機会を与えた上で、終了直前の最終評価で本採用の可否を判断する2段階の構成が望ましいでしょう。中間評価で指摘した点が最終評価まで改善されていなければ、本採用見送りの根拠として説得力を持ちます。

本採用の判断プロセス

一般的には、直属の上司が評価シートを作成し、本人と結果を共有する面談を行った上で、人事担当が評価基準の一貫性や手続きの適正さを確認し、最終的に決裁権者が承認するという流れで進めます。特に本採用を見送る場合は、評価シート、中間評価のフィードバック記録、面談記録などの根拠資料を保管しておくことが、後日争いになった際の重要な証拠となります。

不合格通知は書面で具体的に

本採用を見送ると決めた場合は、口頭のみで済ませず、理由を具体的に記した書面で本人に伝えるのが原則です。「業務能力不足」のような曖昧な表現ではなく、「〇〇業務で繰り返し発生したミスの事例」「中間評価で指摘した点が改善されなかったこと」のように、事実に基づいた具体的な記載のほうが後々の判断で有利になります。継続勤務期間が一定期間を超えている場合は、解雇予告など追加のルールが適用されることがあるため、通知前に在籍期間と現地の規定を必ず確認してください。

よくある失敗

代表的な失敗は、採用時に伝えていなかった基準を試用期間終了時になって新たに持ち出すこと、中間フィードバックを一切行わず終了時点でいきなり結果を通知すること、評価者によって基準がばらつき同じ水準の成果でも判断が変わってしまうこと、評価シートを作らず口頭の印象だけで判断することです。試用期間の評価は雇用の継続を左右する重要な手続きなので、採用段階で基準を明示し、プロセス全体を記録に残しておくことが安全です。

評価基準は求人票の段階から始まっている

試用期間の評価基準は、採用時に提示した業務内容や条件と地続きであるほど機能します。求人票の段階で業務内容が曖昧だと、評価基準も曖昧にならざるを得ず、それまで一度も示されていなかった基準で本採用を見送ると、後から公正さを問われやすくなります。求人票の段階から検証可能な具体的な業務内容を書いておくことが、後の評価基準づくりを楽にします。

記録が判断を支える

本採用にする場合もしない場合も、評価シートやフィードバック記録、面談記録といった書面が、判断が問われたときに会社側と本人の双方を守る材料になります。記録がなければ、何が言われたかという記憶の食い違いだけが残ります。面談のたびに簡単なメモを残す習慣だけでも、プロセス全体の説明可能性が大きく変わります。

よくある質問

試用期間中の従業員も通常の福利厚生の対象になりますか?

多くの国・地域では、法的に雇用関係が成立し実際に勤務している以上、健康保険や年金、雇用保険といった法定の福利厚生は試用期間中の従業員にも通常の従業員と同様に適用されます。「まだ試用期間だから」という理由で加入手続きを後回しにするのはリスクの高いよくある誤りなので、現地の適用要件を確認してください。

試用期間中の給与を通常より低くしてもよいですか?

一部の国・地域では、短い試用期間中に限り最低賃金の一定割合(90%前後が目安)まで減額できる制度がありますが、多くの場合、契約期間や職種など特定の条件を満たす場合に限られます。試用期間中も全額支給を義務付けている地域もあり、国によって大きく異なるため、給与を設定する前に現地の賃金・試用期間に関する規定を必ず確認してください。