Power Automateで業務を自動化する方法

順番にステップを確認しながらPower Automateの使い方を身につけましょう。

Power Automateにアクセスする
Microsoft 365アカウントでflow.microsoft.comにサインインするか、アプリランチャーの「Power Automate」アイコンからアクセスすると、フローを作成できる画面が表示されます。
クラウドフローを作成する
「作成」メニューから「自動化されたクラウドフロー」を選び、イベントが発生したときに自動的に実行されるトリガー(例: 新しいメールの到着)を選択してフローを開始します。Copilotに実現したい動作を文章で説明して、フローの下書きを自動的に作成させることもできます。
実行するアクションを追加する
トリガーの後に「新しいステップ」を押して、Outlookでメールを送信する、SharePointのリストに項目を追加するといったアクションを順番に追加します。条件分岐を追加すれば、特定の状況のときだけ次のステップが実行されるようにできます。
Outlook・SharePoint・TeamsなどM365アプリと連携する
Power Automateは、Outlook、SharePoint、Teamsといったマイクロソフト365アプリと標準で連携しているため、サインインするだけで別途設定なしにすぐデータをやり取りできます。
クラウドフローとデスクトップフローの違いを理解する
クラウドフローはインターネット上のサービス同士の自動化を担当し、デスクトップフロー(RPA)は表計算ソフトのマクロのように、パソコン画面上のプログラムを直接操作する自動化を担当します。Webサービス同士の連携にはクラウドフローを、古い社内システムの操作にはデスクトップフローを使うのが一般的です。
フローをテストして実行履歴を確認する
フローを保存したら「テスト」ボタンで正常に動作するかを確認し、「マイフロー」メニューの実行履歴で、いつどのような理由でフローが成功・失敗したかを確認できます。

複数のマイクロソフトアプリを自動的に連携させる

Outlook、SharePoint、Teamsをまたいで同じ作業を繰り返しているなら、Power Automateで一度フローを作っておけば、その後は自動的に処理されるため、1週間単位で見ると大きな時間の節約になります。

ビジネスチャットアプリと組み合わせて即時通知する

フローが実行されるたびにチームのチャットアプリへメッセージを投稿するステップを追加しておけば、ダッシュボードを確認しなくても、重要なことが起きたときにすぐ関係者に知らせることができます。

よくある質問

Power AutomateはMicrosoft 365の契約がなくても使えますか?

基本的なフローは無料アカウントでも作成できますが、OutlookやSharePointなどマイクロソフト365アプリと深く連携させるには、それぞれのサービスのライセンスが必要です。

デスクトップフローは対象のパソコンの電源が切れていても実行されますか?

いいえ、デスクトップフローは特定のパソコンの画面とプログラムを直接操作する方式のため、そのパソコンの電源が入っていてサインインした状態である必要があります。