「何も知らない人」の視点で書く
引き継ぎ資料は自分が知っていることを並べる文書ではなく、まったく前提知識のない人がすぐに業務を引き継げるようにするための道具です。「当然わかるだろう」と思う情報ほど抜け落ちやすいので、自分が初めてこの仕事を任されたつもりで書くとよいでしょう。
後任者が決まっていなくても先に完成させる
後任者がまだ決まっていない場合でも、異動や退職が確定した時点ですぐに資料の作成を始めましょう。上司やチームリーダーに先に渡しておけば、後任者が決まった瞬間にすぐ引き継げるため、情報の空白期間を防げます。
よくある質問
引き継ぎ資料はいつから準備すればいいですか？
異動や退職が決まったらすぐに下書きを始め、実際の引き継ぎ日の数日前までには完成版を用意しておくと、質問を受ける余裕も持てます。
後任者がまだ決まっていない場合はどうすればいいですか？
後任者が未定でも資料は完成させ、上司や担当部署に渡しておきましょう。後任者が決まり次第すぐに引き継げるため、業務の空白を最小限に抑えられます。