ファイルをメールでやり取りするより、リアルタイム共同編集が優れている理由
ファイルをメールでやり取りすると、必ずと言っていいほどバージョンが食い違い、どれが最新なのか混乱が生じます。同じファイルをリアルタイムで直接編集すればこの問題自体がなくなり、全員が同じ唯一の正しいバージョンを見ながら作業でき、変更はその瞬間にチーム全員に反映されます。
相手に合わせて適切な権限を選ぶ
進捗を把握したいだけの関係者には「閲覧者」権限がちょうどよく、意見を出すレビュアーには誤って編集してしまうリスクのない「コメント作成者」権限が向いています。「編集者」権限は、実際に資料を作り込んでいる人に限定するのが基本です。権限は後から広げることは簡単でも、コメントだけで良かった相手が誤って加えた変更を元に戻すのは意外と手間がかかります。
よくある質問
共有した後で相手のアクセス権限を取り消せますか?
はい。いつでも「共有」ダイアログを開いて、すでにファイルを開いたことがある相手であっても、権限の変更や削除ができます。
古いバージョンを復元すると、みんなが残したコメントは消えてしまいますか?
バージョンを復元するとスライドの内容はその時点の状態に戻りますが、コメントは通常バージョン履歴とは別に管理されているため、既存のコメントスレッドは基本的に削除されず残ります。