直接入力よりも別シートでのリスト管理が優れている理由
ドロップダウンの項目を「データの入力規則」ダイアログに直接入力することもできますが、リストが増えたり更新が必要になったりすると、毎回ダイアログを開き直して手作業でテキストを編集しなければならず、非常に面倒になります。元のリストを別シートで管理しておけば、そこの一つのセルを更新するだけで、そのリストを使っているすべてのドロップダウンが即座に更新されます。
リストを自動的に拡張させる方法
今後も項目が増え続けるリストの場合は、参照する前に元の範囲をきちんとした「テーブル」形式にするか、新しい項目が下に追加されるたびに自動で拡張する数式を使った名前付き範囲を利用しましょう。こうしておけば、後から追加した新しい項目も、参照範囲を毎回定義し直すことなくドロップダウンに反映されます。
よくある質問
ドロップダウンで複数の列から項目を選ぶことはできますか？
いいえ、標準のドロップダウンリストは単一の列または行の値しか参照できません。複数のカテゴリーがある場合は、それぞれのカテゴリーの項目を別々の列に分けて管理してください。
リストにない値を誰かが直接入力した場合はどうなりますか？
既定では「データの入力規則」が警告を表示して入力をブロックしますが、より柔軟にしたい場合は、ブロックせず警告のみ表示するように設定を変更することもできます。