電話に出る時
"Hello, this is [name] speaking."(もしもし、〜です) — 電話に出て自分の名前を名乗る際の基本表現です。
相手が誰か尋ねる時
"May I ask who's calling?"(どちら様でしょうか) — 相手が誰なのか丁寧に尋ねる時に使います。
取り次ぐ時
"I'll put you through to the sales team."(営業チームにおつなぎします) — 他の部署や担当者に電話をつなぐ時に使う表現です。
少し待ってもらう時
"Could you hold on for a moment, please?"(少々お待ちいただけますか) — 確認している間、相手を少し待たせる時に使います。
担当者が席を外している時
"I'm afraid he's not at his desk right now."(あいにく、ただいま席を外しております) — 探している人が不在であることを伝える表現です。
伝言を預かるか尋ねる時
"Would you like to leave a message?"(ご伝言はございますか) — 担当者が不在の時にメッセージを預かることを提案する表現です。
かけ直すと伝える時
"I'll call you back as soon as possible."(できるだけ早く折り返します) — すぐに対応できない時、後でかけ直すと伝える表現です。
電波・回線状態が悪い時
"Sorry, the line is really bad. Could you repeat that?"(電波が悪いようです。もう一度おっしゃっていただけますか) — 通話品質が悪くもう一度言ってもらう時に使います。
間違い電話だった時
"I'm sorry, I think you have the wrong number."(申し訳ございませんが、番号をお間違えのようです) — 間違った番号にかかってきた時に丁寧に伝える表現です。
情報を確認し直す時
"Let me just confirm that. You said your name is ~, is that right?"(確認させてください。お名前は〜様でよろしいですか) — 相手が伝えた情報をもう一度確認する時に使います。
電話を終える時
"Thank you for calling. Have a great day!"(お電話ありがとうございました。良い一日を) — 通話を丁寧に締めくくる表現です。
急ぎの用件だと伝える時
"This is quite urgent, so please call me back as soon as you can."(急ぎの用件ですので、できるだけ早く折り返しをお願いします) — 早めの返信が必要だと伝える表現です。