署名に入れるべき内容・避けるべき内容
基本的には名前、役職、会社名、そして電話番号や予約リンクなど1〜2種類の連絡手段があれば十分です。会社のロゴやSNSアイコンを加えるのは問題ありませんが、大きな画像を複数詰め込んだ署名は見た目が煩雑になるだけでなく、一部の迷惑メールフィルターに怪しいと判定されることもあります。
パソコン版とモバイル版で署名設定が分かれている理由
GmailもOutlookも、パソコン版とモバイルアプリ版の署名をそれぞれ独立した設定として扱っています。せっかく整えた署名がスマートフォンからのメールに表示されないという混乱がよく起きるのはこのためで、モバイル版には別途署名を設定する必要があります。
よくある質問
場面ごとに異なる署名を使い分けることはできますか?
はい、GmailもOutlookも複数の署名を作成し、メールごとにどれを使うか選択できます。簡単な返信用の短い署名と、社外向けの詳しい署名を使い分けるのに便利です。
署名に画像やロゴを入れるべきですか?
小さなロゴ程度であれば問題ありませんが、全体のファイルサイズや画像の数は少なく抑えましょう。大きな画像を複数入れた署名は表示が遅くなったり、メールソフトによっては崩れて見えたり、迷惑メールフィルターに引っかかることがあります。