自動返信は実際にはどう動いているのか
自動返信は、同じ相手からのメール1通1通に対して毎回送られるわけではなく、通常は一定期間(数日程度)内では同じ送信者に対して1回だけ送られる仕組みになっています。そのため、不在の間に同じ人から何度かフォローアップのメールが来ても、返信が来るのは最初の1回だけということがあります。
社内向けと社外向けメッセージの使い分け
特にOutlookでは、組織内の相手には具体的な業務の引き継ぎ内容を含めた詳しいメッセージを、組織外の相手にはより一般的で簡潔なメッセージを設定できます。社内だけで共有したい情報を外部に見せずに済むため便利です。
よくある質問
不在の間に受け取ったメール1通ごとに自動返信が送られますか?
いいえ、多くのシステムでは同じ送信者に対して一定期間内は1回しか自動返信が送られない仕組みになっています。同じ相手に何度も返信したり、別の自動応答システムと返信をやり取りし続けたりするのを防ぐためです。
スマートフォンからでも自動返信を設定できますか?
はい、GmailとOutlookのどちらのモバイルアプリでも、パソコン版と同じ設定メニューから自動返信をオン・オフしたり内容を編集したりできます。