用途に応じた形式の選び方
複数人での編集や修正が今後も続く文書であれば、書式やコメントに対応したDOCXやODTが向いている。すでに完成していて表示や保管が目的であれば、PDFに変換することでソフトやフォントの違いによるレイアウト崩れを避けられる。書式を一切必要としない純粋なテキストであれば、TXTが最も軽量で互換性の高い選択肢になる。
形式変換で起こりやすい問題
DOCXからPDFへの変換は比較的安定していて、レイアウトもほぼそのまま保たれる。しかし逆にPDFを編集可能なDOCXに変換する場合は、PDFがそもそも「編集可能な構造」よりも「最終的な見た目」を重視した形式であるため、文字のずれや表の崩れが起きやすく、複雑なレイアウトの文書ほど変換時の誤差が出やすい。
よくある質問
正式な書類を送るときは、なぜDOCXよりPDFがよいとされるのか
PDFは異なる端末・OS、さらには異なるバージョンのソフトウェアであっても、ほぼ同じ見た目で表示されるためである。相手のパソコンに特定のフォントが入っていなかったり、別バージョンのOfficeを使っていたりしてもレイアウトが崩れにくく、確定版のファイルを外部に送る用途に向いている。
TXTファイルは重要な正式文書の保存に向いているか
基本的には向いていない。TXTは互換性が非常に高く、ほとんどの環境で問題なく開けるが、書式設定・画像・表にはまったく対応していない。コードやメモ、簡単な記録の保存には適しているが、正式な文書には通常、書式に対応したDOCXやPDFのような形式が必要になる。