順番にステップを確認しながらChatGPTを業務に活用する方法を身につけましょう。
宛先、目的、希望する文体(丁寧に、簡潔になど)を具体的に伝えてメールの下書きを依頼すると、数秒で使える下書きが手に入ります。そのまま送るのではなく、状況に合わせて文章を調整してから使うのがおすすめです。
会議中に取ったメモや文字起こしを貼り付けて「要点とアクションアイテムだけまとめて」と依頼すると、長いメモを短く分かりやすく整理してくれます。担当者と期限を表にまとめてもらうよう追加で頼むこともできます。
新しい企画案やマーケティング文言が必要なとき、テーマと条件を伝えて複数のアイデアを挙げてもらえば、短時間でさまざまな切り口の下書きを得られます。気に入ったアイデアをさらに深掘りしてもらうよう続けて依頼できます。
「メール書いて」のような曖昧な依頼よりも、目的、対象、分量、希望する文体を一緒に伝えるほど、使いやすい結果が得られます。結果が気に入らない場合は、どの部分をどう変えたいか具体的に伝えて再依頼すればよいです。
繰り返し使う業務用プロンプトがあるなら、カスタムGPTとして作成しておけば、毎回条件を長く説明しなくても一貫した形式の結果をすぐに得られます。
顧客の個人情報、未公開の契約内容、社内機密資料などはChatGPTに入力しないようにしましょう。会社のセキュリティポリシーに従って、外部のAIサービスに入力してよい情報の範囲を事前に確認しておくことをおすすめします。
メール、報告書、企画書など、白紙から書き始めるのが億劫に感じることは少なくありません。ChatGPTに先に下書きを作ってもらい、それを自分で手直しするだけにすれば、執筆時間を大きく短縮できます。
ChatGPTで作った下書きや要約、アイデアが完成したら、それを自動化ツールと連携させておくと、毎回手動でコピーする手間をかけずに次の作業へ自動的に流し込めます。
下書きとしては便利ですが、会社の状況や相手との関係に合わない表現が含まれていることがあるため、送る前に必ず一度内容を確認して調整することをおすすめします。
はい、ほとんどの場合可能です。非常に長い文字起こしの場合は数回に分けて入力する必要があるかもしれませんが、たいていの会議メモは一度に貼り付けて要約を依頼できます。