過去の職歴を証明する在職証明書(職歴証明書)を取得する方法

現在または過去に勤めていた会社から、職歴を証明する書類を発行してもらう手順を確認しよう。

  1. 在籍証明書との違いを理解する

    在籍証明書が「現在その会社に勤めていること」を証明する書類であるのに対し、職歴証明書は「過去の勤務歴」を証明する書類で、退職後であっても発行を依頼できることが多い。

  2. 在籍中・退職した会社に発行を依頼する

    人事部門や総務部門に職歴証明書の発行を依頼する。多くの会社が独自の様式や決まった書式で発行している。

  3. 必要な記載事項を具体的に伝える

    勤務期間、担当していた役職、業務内容など、証明書に含めてほしい項目を具体的に伝えることで、用途に合った書類を受け取りやすくなる。

  4. 発行された書類の内容を確認する

    会社名、勤務期間、役職、業務内容などが正確に記載されているかを確認したうえで、提出先に提出する。

  5. 会社が既に存在しない場合の代替手段を活用する

    会社が廃業していて証明書の発行が難しい場合、公的年金や社会保険の加入履歴、税務記録、給与明細の控えなどから勤務期間を間接的に証明できることがある。

こんな場面で必要になる

職歴証明書は、以前の職務経験を確認したい転職先への提出や、資格・ビザ・ローンなど各種申請で経歴要件を証明する必要がある場合によく求められる。在籍証明書と混同しやすいため、まず自分に必要なのはどちらの書類かを確認しておくとよい。

交渉する前に自国の労働関連の規則を確認する

会社がどれくらいの期間記録を保管しなければならないか、また元の勤務先が協力を拒んだ場合にどのような手段があるかは、国や地域の労働法によって大きく異なる。ここでの内容は一般的な情報であり法的助言ではないため、具体的なトラブルについては各国・地域の労働関連機関や専門家(社会保険労務士・弁護士など)に相談するのが望ましい。

よくある質問

退職してから長い時間が経っていても発行してもらえるか

会社が存続していれば発行してもらえることが多いが、記録の保管期間は会社の方針や地域の規則によって異なるため、事前に直接問い合わせておくのが安心。

会社が正当な理由なく発行を拒否した場合はどうすればよいか

多くの国には労働関連のトラブルを仲介してくれる公的機関があるため、まずはそうした窓口に相談するとよい。その間、公的年金や社会保険、税務記録などを勤務歴の代替証拠として活用できる場合もある。これは一般的な情報であり、専門的な法的助言ではない。