ビジネスメールの硬すぎる言い回しを直す方法

項目をタップすると詳しい説明が確認できます。

二重敬語を避ける

「拝見させていただきました」のように、謙譲語と「させていただく」を重ねる二重敬語は、丁寧に見えて実は冗長です。「拝見しました」のようにシンプルにまとめる方が、かえって読みやすく誠実な印象になります。

「バイト敬語」を使わない

「こちら、資料になります」「1000円からお預かりします」のような接客でよく使われる曖昧な言い回しは、ビジネス文書にはふさわしくありません。「こちらが資料です」「1000円をお預かりします」のように、対象をはっきりさせた表現を使いましょう。

前置きを短くして結論を先に書く

「~についてご検討いただけますと幸いに存じます」のような遠回しな前置きを重ねるより、「~についてご確認をお願いいたします」のように要件を早めに伝える方が相手にも親切です。

5W1Hを意識して書く

誰が、いつ、どこで、何を、どのように、なぜという情報を漏れなく盛り込むと、相手が読み返して確認する手間がなくなります。特に日程や依頼事項は、メールの前半にまとめておくのがおすすめです。

簡潔で丁寧な書き出しと結びの言葉

書き出しには「お世話になっております。〇〇部の〇〇です。」のような簡単な挨拶と名乗りを、結びには「よろしくお願いいたします。」のような短く丁寧な一文を添えるのが一般的です。

送信前に文体と誤字を確認する

送信前に声に出して読んでみると、硬すぎる言い回しや不自然な敬語、誤字に気づきやすくなります。特に相手の会社名・部署名・氏名の敬称が正しいかどうかは、最後に必ず確認しましょう。

ビジネスメールがくだけた文章と違う理由

ビジネスメールや社内文書は、上司や取引先など不特定多数が読む公式な文章のため、日常会話とは違う簡潔で丁寧な文体が求められます。不要な敬語の重複や回りくどい前置きを減らすだけでも、文章の印象は大きく変わります。

一通のメールの中で文体をそろえる

同じメールの中で「です・ます」調の丁寧体と、「だ・である」調の普通体が混在すると、文章全体が落ち着かない印象になります。一通のメールの中では文体を最後まで統一することも、読みやすさに直結する基本です。

よくある質問

「~させていただきます」は使ってはいけない表現ですか?

使うこと自体は問題ありませんが、「拝見させていただきました」のように既に敬語になっている言葉に重ねて使うと二重敬語になり、かえって不自然になります。一文の中で敬語を重ねすぎていないか確認しましょう。

メールの件名はどう書けばいいですか?

「【依頼】9月会議日程確定の件」のように、用件の種類と要点を件名に含めると、相手が本文を開かなくてもおおよその内容を把握できます。