決裁者がすぐ判断できるように書く
稟議書は予算執行や新しい取り組みを始める前に、決裁者から承認を得るための文書です。背景説明が長すぎると、本来重要な実行内容や予算が埋もれてしまうため、決裁者が「何を、なぜ、いくらで」を一目で把握できるよう簡潔にまとめることが大切です。
数字に語らせる
長々とした理由づけよりも、費用・スケジュール・期待される成果といった具体的な数字に裏付けられた稟議書のほうが、決裁が早く通りやすい傾向があります。可能であれば、少なくとも一つの代替案と比較し、なぜこの方法を選んだのかを決裁者が納得できるようにしましょう。
よくある質問
稟議書と起案書は同じ文書ですか？
会社によって用語の使い方や範囲は異なりますが、どちらも予算執行や新しい取り組みの前に承認を得るための文書という点では共通しており、呼び方が違うだけで基本的な目的は同じです。
決裁が却下された場合はどうすればいいですか？
却下の具体的な理由を正確に確認し、根拠や予算の不足していた部分を補強したうえで再度起案しましょう。必要であれば決裁者と事前にすり合わせてから再申請すると、次はよりスムーズに進みやすくなります。